Assistant au Secrétariat Général - Mairie de Morsang-Sur-Orge H/F - Communes

Sous l'autorité de la Secrétaire général, et en lien direct avec la Direction générale, vous travaillerez en lien étroit, avec la direction générale des services sur le conseil municipal et les dossiers d'actualité.

Accueil et courrier
- Accueil des rendez-vous du secrétariat général, suivi et diffusion des parapheurs
- Gestion quotidienne du courrier Arrivée (ouverture, enregistrement, orientation, diffusion) à l'appui du logiciel dédié
- Préparation des courriers de la Direction général et du Secrétariat général

Suivi du Conseil Municipal et des instances

- Organiser et préparer l'ensemble des travaux des assemblées délibérantes et des commissions municipales,
- Préparer les ordres du jour, les convocations et tous les documents nécessaires à la tenue des instances et assurer la transmission aux élus,
- Préparer et installer la salle du conseil municipal, et des commissions
- Coordonner et faciliter le retour des éléments nécessaires à l'assemblée délibérante (notes techniques, notes de synthèse, délibérations...) auprès de la direction générale,
- Garantir le respect des échéances et procéder aux relances nécessaires,
- Rédiger les comptes rendus des conseils et réunions,
- Assurer le suivi des délibérations auprès de la préfecture (télétransmission) et des différents organismes, prestataires extérieurs.
- Gestion des conventions (formalisation et suivi des signatures ; recensement et centralisation des exemplaires originaux)
- Gestion des décisions et arrêtés (formalisation et suivi des signatures ; recensement et centralisation des exemplaires originaux)

Suivi des assurances
- Suivre les contrats d'assurance
- Déclarer les sinistres aux assureurs de la ville et suivre les contentieux en cours avec les services concernés

Suivi du budget du secrétariat général
- Contrôle des factures (vérification si les commandes ont bien été reçues)

Activités connexes :
- Commande des fournitures administratives
- Appui administratif aux dossiers gérés par le secrétariat général, notamment en lien avec la commande publique
- Secrétariat de la Direction Général

Savoir être :
- Devoir de réserve
- Sens du dialogue et de l'écoute
- Respect des normes et des consignes de travail
- Organiser et structurer son temps et ses méthodes de travail
- Savoir rendre compte régulièrement de son activité auprès de sa hiérarchie
- Savoir prioriser sa charge de travail
- Connaissance des collectivités territoriales
- Le sens du service public, et de la pédagogie
- Polyvalent(e) et autonome
- Être force de proposition