Assistant - Assistante de Direction H/F - Eurailscout France

Depuis 2013, EURAILSCOUT France contribue auprès des gestionnaires d'infrastructure, en particulier de SNCF Réseau, à moderniser et fiabiliser le réseau ferroviaire pour répondre à la demande croissante de mobilité et aux enjeux de la transition écologique.

Nous fournissons aux gestionnaires d'infrastructure ferroviaire des informations sur l'état du réseau ainsi que des solutions d'analyse intégrée.
Grâce à nos trains équipés de systèmes de mesures de haute technologie, nous collectons diverses données (géométrie de la voie, rails, caténaires, signalisation, pour la surveillance et la maintenance des infrastructures ferroviaires.

Assistant(e) du Directeur qui assure les missions suivantes :
- Gérer l'agenda du Directeur : prise de RDV, organisation de réunions, logistique des réunions, préparation de courriers / emails.
- Être le point d'entrée de l'entreprise pour les interlocuteurs externes : réceptionner et filtrer les appels téléphoniques, accueillir physiquement les rendez-vous ;
- Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers nécessaires au Directeur : consolidation d'éléments préparés par les collaborateurs, assemblage des notes, contrôle du respect des échéances ;
- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels en collaboration avec l'équipe communication (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques.).
- Organisation des déplacements (réservation trains, hôtels, taxis.).
Ces missions sont réalisées en appui du Directeur et des autres membres du Comité de Direction, qui peuvent solliciter l'appui de l'assistant(e ) de direction notamment pour l'organisation de RDV, réunions ou événements.

Facility manager :

Assure en appui des Directrices RH et GF, les missions de facility manager au sein de l'entreprise :
- Gestion des locaux : relation opérationnelle avec le bailleur, gestion des interventions préventives / dépannage sur les systèmes de chauffage, climatisation, installations électriques, protection incendie ;
- Gestion des services de bien-être : gestion des services de nettoyage, qualité des espaces collectifs ;
- Sécurité et environnement : application dans les locaux de l'entreprise des normes de sécurité, d'hygiène et d'environnement ;
- Commandes de matériel de bureautique, de fournitures, de consommables et vérification de la conformité des livraisons ;
- Assistance à la sélection des nouveaux fournisseurs (recherches sur internet d'entreprises du secteur, mise à jour de tableaux de sélection par critères...).

Appui administratif :
- Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter au Directeur que les informations essentielles ;
- Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus (Codir.) ;
- Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information) ;
- Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire ;
- Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer ;
- Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de

Experience: 2 An(s)

Compétences: Archiver des dossiers et documents de référence,Créer, organiser ou coordonner un évènement,Mettre à jour un dossier, une base de données,Organiser des déplacements professionnels,Organiser et contrôler un approvisionnement,Organiser la logistique des recrutements et des formations,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité

Langues: Français souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités spécialisées, scientifiques et techniques diverses

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).