Secrétaire Administratif - Responsable des Ressources Humaines H/F - Direction de l'administration pénitentiaire - DISP MARSEILLE

Le service des ressources humaines est composé d'un secrétaire administratif, responsable de service, de 4 adjoints administratifs et de deux agents contractuels qui ont pour mission de :

- Accueillir les personnels affectés dans l'établissement
- Suivre la situation administrative individuelle des personnels : affectation, avancement, demandes de mutation, questions relatives à la rémunération et aux indemnités
- Enregistrer les absences pour raison médicale (congés de maladie ordinaire, accidents de service/trajet) dans Harmonie
- Assurer le suivi des congés de maladie ordinaire et accidents de service/trajet (rendez-vous expertises médicales, gestion des factures, saisine du conseil médical)
- Gérer les rendez-vous avec la médecine de prévention
- Gérer les demandes de congé bonifié
- Gérer la protection statutaire : monter et suivre les dossiers, assurer le lien avec le cabinet d'avocat, la direction interrégionale)
- Instruire et suivre les dossiers de demande de complément de soins médicaux
- Suivre les procédures disciplinaires (gestion et suivi des demandes d'explications, des lettres d'observations et des rapports disciplinaires)
- Elaborer les propositions d'attribution de récompenses, distinctions honorifiques et inscriptions aux tableaux d'avancement et listes d'aptitudes
- Gestion des CETAnimer et piloter une équipe:

- Organiser et assurer le suivi de l'activité de l'équipe dans un souci de continuité de service, contribuer à l'amélioration des pratiques professionnelles de l'équipe et, le cas échéant, les conseiller
- Conduire et piloter les projets transversaux, assurer les tâches administratives de contrôle et d'analyse
- Assurer l'évaluation des agents de l'équipe
- Assurer une veille réglementaire, diffuser les informations, vérifier l'application des textes et procédures, renseigner les personnels sur leurs droits et obligations

En lien avec la Direction:

- Etablir les statistiques et tableaux de bords afférents au service (suivi des effectifs, gestion prévisionnelle des effectifs)
- Préparation des arrêtés effectués sur Harmonie: temps partiel, positions administratives, CLM, CLD
- Préparer les dossiers des agents et représenter l'administration auprès du conseil médical départemental
- Préparer les dossiers de retraite et effectuer les estimations de pension de retraite
- Assister dans l'organisation de la campagne d'évaluation et de notation des personnels
- Participer à l'élaboration du rapport d'activité
- Elaborer des statistiques et tableaux de bord, suivre les statistiques et tableaux de bord élaborés par l'administration

Connaissance :

- Statut de la fonction publique
- Droits et obligations des fonctionnaires
- Application spécifique Harmonie
- Logiciels et applications bureautique (Word, Excel)

Savoir-être :

- Capacité à organiser et prioriser
- Capacité à structurer et concevoir
- Qualité d'écoute, sens du relationnel et du dialogue
- Rigueur, discrétion, confidentialité

Savoir-faire :

- Fonctionnement et organisation de l'administration pénitentiaire
- Autonomie
- Travail en équipe
- Aptitude à assurer l'interface avec les différents intervenants
- Sens des responsabilités
- Maîtrise de soi
- Capacité à imposer le respect de la règlementation