Secrétaire de la Sous-Direction Sdrh H/F - Direction de l'administration pénitentiaire - Administration Centrale

Placée sous l'autorité du garde des Sceaux, la direction de l'administration pénitentiaire (DAP) est l'une des cinq directions du ministère de la Justice. Elle est chargée d'une double-mission : mission de surveillance, en assurance le maintien en détention des personnes qui lui sont confiées par l'autorité judiciaire ; mission de prévention de la récidive menée par l'ensemble des personnels en particulier les personnels d'insertion et de probation.
La direction de l'administration pénitentiaire est composée de deux services : le service des métiers et le service de l'administration.
Au sein du service de l'administration, la sous-direction des ressources humaines et des relations sociales (SDRHRS) est chargée de l'élaboration et de la mise en oeuvre de la politique RH des 45 000 agents de l'administration pénitentiaire qui représentent près de la moitié des effectifs du ministère de la justice.
Composée de 175 agents répartis autour de 8 bureaux, et d'un pôle transverse, la SDRHRS conçoit et met en oeuvre les statuts particuliers dont dépend l'essentiel des agents de l'administration pénitentiaire.
Avec l'appui des 9 directions interrégionales (DI), d'une direction des services pénitentiaires de l'outre-mer, de l'agence du travail d'intérêt général et de l'insertion professionnelle (ATIGIP) et du service national du renseignement pénitentiaire (SNRP) dont elle assure la coordination, la SDRHRS propose et pilote les dispositifs de recrutement.Affecté au secrétariat commun SDRHRS, le titulaire du poste assure des missions de secrétaire.

Le travail au sein du secrétariat est mutualisé et l'ensemble des agents intervient au profit des différentes entités SDRHRS.

Les agents sont ainsi amenés à remplir les missions suivantes:

Ø Assurer l'accueil physique, gérer les appels téléphoniques et les courriels

Ø Gérer la planification collective, les agendas et l'organisation des réunions du service

Ø Fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes

Ø Enregistrer et répartir les courriers, les classer et les archiver des courriers

Ø Suivre l'activité de la sous-direction et piloter le processus de validation des notes et commandes

Ø Préparer, mettre en forme et valoriser des supports écrits (courriers, notes, tableaux, etc.)

Ø Suivre les absences et congés des agents

Ø Préparer et accompagner les arrivées des nouveaux agents

Ø Accompagner les agents dans leurs démarches administratives

Ø Organiser les déplacements et missions des agents (ordres de mission, réservation billets et hôtels, etc.)

Ø Gérer les postes informatiques et téléphoniques ainsi que les divers équipements spécifiques des bureaux/prendre en charge des aspects logistiques et des moyens matériels du service

Ø Commander et gérer les fournitures

Ø Réaliser des travaux transversaux de secrétariat (photocopies, tableaux de suivi, etc.)

Ø Traiter des dossiers ponctuels

Connaissances :
Applications informatiques métiers
Classement, archivage
Environnement administratif, institutionnel et politique
Techniques de secrétariat
Bureautique et outils collaboratifs
Rédaction administrative

Savoir-être :
Sens du service public
Sens des relations humaines
Faire preuve de discrétion
Sens de l'organisation
Réactivité
Autonomie
Adaptabilité
Rigueur
Goût du travail en équipe et sens du collectif

Savoir-faire :
Archiver
Diffuser une information, une publication
Mettre en forme un document
Organiser une réunion
Prioriser
Maîtriser les délais
Rendre compte