Responsable du Service 1Er Cycle H/F - UNIVERSITE PARIS CITE

PRÉSENTATION DE LA DIRECTION/STRUCTURE D'ACCUEIL DU POSTE

L'Université Paris Cité a placé la création des Facultés au coeur de son projet politique. Ce modèle de
gouvernance implique de refonder l'administration afin de doter les directions centrales et les
directions facultaires des ressources nécessaires à l'exercice de leurs nouvelles compétences
respectives. Actuellement en cours de définition et de déploiement, le nouveau schéma organisationnel
permettra de structurer l'administration facultaire en support de la stratégie disciplinaire, en centre de
responsabilités, de pilotage et de ressources, en interaction avec les composantes internes, et de faire
évoluer les directions centrales en support de la stratégie UP. Forte de ses 27 400 étudiant.e.s, 46
laboratoires de recherche et 5 700 chercheur.e.s, enseignant.e.schercheur.e.s, personnels
administratifs et techniques, la Faculté de Santé est une des trois Facultés de l'Université Paris Cité.
Elle est constituée de trois composantes - Médecine, Pharmacie et Odontologie - et de trois
départements universitaires de formation - maïeutique, sciences infirmières et
rééducationréadaptation - dont la force et le potentiel, au sein d'une même entité, la distingue tout
particulièrement en France et en Europe.RÉSUMÉ DU POSTE

- Coordonner les activités de gestion : inscriptions pédagogiques, organisation des choix de stage,
suivi des stages, organisation du service sanitaire des étudiants en 3e année, gestion de la campagne
de candidature à la Licence SIAS ;
- Constituer les groupes d'étudiants en lien avec le service des planning ;
- Construire le calendrier des enseignements de évènements en lien avec le service des planning ;
- Construire le planning annuel du service en lien avec le Responsable de Scolarité ;
- Modéliser les années de formation (structure des enseignements de modalités de contrôle des
connaissances) ;
- Participer à la mise en page et au processus de validation des sujets ;
- Organiser la tenue des examens en coordination avec les services planning, reprographie et
numérique de l'UFR ;
- Suivre l'avancement des corrections, traiter et diffuser les résultats ;
- Préparer et coordonner les différentes commissions et jurys.

DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS
- Veiller à l'application des règlements des études en lien direct avec le Conseil pédagogique de l'UFR
et la Direction des Études de l'Université ;
- Préparer des fiches de procédure pour les agents de l'équipe ;
- Coordonner les communications à destination des étudiants et des enseignants ;
- Veiller à la conformité et à l'actualisation des informations du domaine 1er cycle sur le site internet
de l'UFR ;
- Accueillir et orienter les étudiants et les enseignants
Encadrement
Oui

PROFIL RECHERCHÉ

Connaissances
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative
- Connaissances générales de l'organisation des études de médecine
- Organisation et fonctionnement du milieu universitaire
- Réglementation applicable au domaine d'activité professionnelle
- Statuts, règlements et procédures de gestion des personnels des établissements publics
d'enseignement supérieur et de recherche

Savoir-faire - Compétences opérationnelles
- Organiser, planifier, animer et coordonner le travail de l'équipe pour assurer les missions de l'équipe
et garantir la continuité du service
- Savoir rédiger une note de synthèse, des courriers administratifs, des comptes rendus suite à des
réunions, des documents d'information technique ou réglementaire
- Savoir hiérarchiser et prioriser les tâches en fonction du calendrier et de l'activité du service
- Assurer la bonne circulation de l'information auprès des agents encadrés
- Identifier les besoins de formations auprès des agents encadrés

- Gérer les conflits si besoin
- Gérer le planning des congés des agents du service ainsi que les autorisations d'absence
- Conduire un entretien professionnel et animer une réunion
- Maîtriser les outils de gestion et de communication informatiques, assister les utilisateurs
- Appliquer et faire appliquer les textes réglementaires
- Structurer et rédiger un document d'information technique ou réglementaire
- Compréhension et expression écrite et orale en anglais (ou une autre langue étrangère) de niveau 1
- Conduite de projet

Savoir-être - Compétences comportementales
- Bon relationnel
- Rigueur
- Autonomie et organisation