Secrétaire et Gestionnaire Financier H/F - UNIVERSITE PARIS CITE

PRÉSENTATION DE LA DIRECTION/STRUCTURE D'ACCUEIL DU POSTE
La station d'écologie forestière (SEF) est à la fois un campus délocalisé de 3,5 ha situé à proximité de la gare de Fontainebleau et un service ayant pour vocation l'accueil et l'appui à la recherche et à l'enseignement avec une capacité d'hébergement de 46 lits. Le campus est composé d'une zone boisée de 2 ha- Forêt de protection, en libre évolution et d'un parc boisé de 1,5 ha accueillant 9 bâtiments dont 1 serre tropicale de 90 m².
Ses missions se répartissent autour de ces différents axes : gestion du campus, accueil & appui d'enseignement, accueil de séminaires et accueil & appui à la recherche sur le territoire et l'écosystème forestier.
Concernant l'accueil de formations, la station accueille ponctuellement des étudiants de tous les niveaux (L1 à M2) pour des travaux pratiques sur le terrain avec une moyenne d'une vingtaine de stages résidentiels par an d'une durée de 2 à 5 jours chacun ou des séminaires.
Concernant l'accueil de recherche, la station accueille et assiste les projets de recherche de différentes équipes de recherche et vise la création d'une plate-forme expérimentale avec comme ambition de devenir le point de référence sur l'écosystème forestier de Fontainebleau en s'appuyant sur un conseil d'orientation scientifique.
L'équipe est constituée de 5 agents permanents.RÉSUMÉ DU POSTE

La mission principale est liée à l'accueil de groupes hébergés :

- Accueil et Secrétariat (gestion des demandes de réservation)

- Gestion financière (SIFAC) et suivi de l'exécution budgétaire (engagement et suivi de l'exécution des dépenses et recettes y compris la régie de recettes) ;

- Gestion de l'accueil des groupes et gestion des prestations de l'hébergement (coordination et suivi : depuis la réservation jusqu'à la facturation, gestion des plannings et agenda, édition des documents de gestion via le logiciel de gestion hôtelière, suivi des prestataires, coordination logistique, programmation des cartes d'accès).

L'agent.e en gestion administrative et financière assure également la gestion financière de la structure (ordres de mission des 5 agents, dépenses courantes de pilotage 10 K€ et de patrimoine 35 K€).

L'agent.e en gestion administrative et financière est également en charge de la mise à jour des tableaux de bord de la station (...)

DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS

Accueil et Secrétariat du service :

- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)

- Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur

- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines...) (...)

Gestion financière SIFAC et suivi de l'exécution budgétaire

- Procéder aux opérations d'engagement

- Suivre les crédits par type de dépenses ou d'opérations ou par structure

- Enregistrer les données budgétaires

- Collecter, contrôler et archiver les pièces et justificatifs (opérations financières et comptables ou gestion)

- S'informer et suivre l'évolution de la réglementation dans son domaine d'activité (Réseau finance de l'Université)

- Tenir une régie de recettes (...)

Gestion de l'accueil des groupes et gestion des prestations de l'hébergement

- Consigner les procédures applicables dans son domaine

- Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière (réservation, facturation)

- Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées

- Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances (planning de la structure, réservation, gestion des salles, de l'hébergement et des prestataires)

- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion (dont logiciel de gestion hôtelière)

- Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures, cartes d'accès) de l'activité du service (Formations, réunions, séminaires, colloques) (...)

PROFIL RECHERCHÉ

Connaissances :

- Techniques d'accueil téléphonique et physique

- Techniques de communication et d'élaboration de documents

- Modes de fonctionnement des administrations publiques

- Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention

- Environnement et réseaux professionnels

- Finances publiques

- Règles et techniques de la comptabilité

- Systèmes d'information budgétaires et financiers

- Marchés publics

- Langue anglaise : A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Savoir-faire - Compétences opérationnelles :

- Enregistrer et classer les documents

- Utiliser les outils bureautiques

- Rédiger des rapports ou des documents

- Savoir rendre compte

- Travailler en équipe

- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (Logiciel de gestion hôtelière, logiciel de programmation des cartes d'accès)

- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe

- Communiquer et faire preuve de pédagogie

- Mettre en oeuvre des procédures et des règles

- Mettre en oeuvre une démarche qualité

- Analyser les données comptables et financières

- Appliquer des règles financières

- Assurer le suivi des dépenses et des recettes

- Exécuter la dépense et la recette

- Assurer une veille

Savoir-être - Compétences comportementales :

- Sens de l'organisation

- Réactivité

- Sens relationnel

- Rigueur / Fiabilité

- Sens de la confidentialité

Niveau de diplôme souhaité (le cas échéant) :

Niveau IV - Baccalauréat ou diplôme équivalent