Responsable Administratif et de Gestion - Drafpic - Académie de Grenoble H/F - Rectorat de Grenoble

Le/la responsable administratif et de gestion a notamment pour missions d'assister le Drafpic-adjoint dans l'organisation quotidienne de son travail, de gérer le planning de l'équipe de direction, de participer à la communication interne et externe et d'assurer l'analyse, l'instruction, le suivi et la réalisation des dossiers qui lui sont confiés. Il/elle participe au suivi de projets sur le plan administratif et financier.

Attaché de direction :

. Assister le Drafpîc-adjoint et les délégués à la formation professionnelle dans l'organisation quotidienne de leur travail

. Suivre le courrier personnel et les affaires réservées du Drafpic-adjoint

. Assurer l'organisation, la préparation et le suivi des réunions notamment les réunions avec les gouvernances des GRETA, des temps d'échange visio avec les chefs d'établissements.

. Assurer la rédaction des comptes rendus

. Assurer l'interface avec d'autres services notamment avec le cabinet du recteur et le secrétariat général d'académie et avec l'externe

. Assurer le lien entre la direction et les équipes opérationnelles

.Rédiger des documents administratifs (circulaires, notes, rapports) et assurer la communication avec les différents acteurs (Services, GRETA, établissements, etc.).

. Traiter des dossiers ponctuels.

Responsable des ressources humaines :

. Organiser les campagnes de recrutement des directeurs délégués à la formation professionnelle et technologique (DDFPT) et des conseillers en formation professionnelle (CFP) en s'assurant de la bonne préparation, du lancement et du suivi des opérations.

. Assurer le suivi administratif du déroulement de carrière des CFP

. Superviser le suivi administratif des CFP stagiaires

. Participer à l'élaboration du plan de développement de compétences des personnels du site et en assurer le suivi

Responsable de la gestion des dossiers spécifiques au titre de la DRAFPIC :

. Animer et gérer le suivi administratif de la démarche de labellisation lycée des métiers et des Campus des Métiers et des Qualifications

. Réaliser des documents bilans et des statistiques sur l'activité.

Responsable de la gestion de projets au titre du GIP FIPAG :

. Assurer la gestion administrative et financière de projets portés par le GIP FIPAG (ESST, UPR, FAM...).

Contribution à la démarche qualité :

. Participer à l'élaboration des procédures internes et les mettre en oeuvre pour améliorer l'efficacité des activités du site d'Eybens dans le cadre de la démarche qualité EDUFORM2.

Connaissances :

-Maîtrise des statuts de la fonction publique

-Connaissance avancée des outils informatiques (boites mail, publipostage, cloud...) et bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, Canva...)

-Connaissance des procédures administratives et financières de la fonction publique.

-Connaissance de la formation professionnelle initiale et continue

-Connaissance de la gestion budgétaire

Savoir-Faire :

-Capacité à organiser et à coordonner des projets complexes.

-Compétences en rédaction administrative et en communication.

-Aptitude à analyser des données et à en tirer des conclusions pertinentes.

-Gestion des priorités et respect des délais.

-Aptitude à maintenir le niveau de performance dans des contextes de travail exigeants.

-Capacité à gérer des agendas et les espaces numériques partagés

-Capacité à installer des réunions de travail sur le fond et la forme

Savoir-Être :

-Rigueur et sens de l'organisation.

-Discrétion et respect de la confidentialité.

-Esprit d'équipe et sens des relations humaines.

-Résilience face aux défis et capacité à gérer le stress de façon constructive.