Assistant RH & Administration H/F - Esekai

Basée à Paris, Esekai est une agence de communication digitale haut de gamme spécialisée dans la croissance des marques et restaurants d'exception.

Nous allions stratégie, storytelling et excellence visuelle pour transformer les réseaux sociaux en véritables leviers de performance et d'image.

Avec plus de 250 clients accompagnés à travers la France, de jeunes concepts ambitieux aux enseignes déjà iconiques, nous créons des univers puissants, des campagnes efficaces et des contenus qui marquent durablement.

Composée d'une équipe de 15 personnes, Esekai réunit des créateurs, vidéastes, designers et stratèges animés par la même vision : la créativité doit servir la performance.
Chaque projet est une création sur mesure, pensée pour inspirer, performer et durer.

Rejoindre Esekai, c'est intégrer un environnement exigeant, ambitieux et en constante évolution, où chaque idée compte et chaque réussite se partage.1. Administration RH

- Préparer les éléments nécessaires à la paie (absences, congés, notes de frais, variables, documents justificatifs).
- Assurer la gestion administrative des collaborateurs : contrats, avenants, DPAE, attestations, mutuelle, visites médicales.
- Suivre les périodes d'essai, renouvellements et échéances contractuelles.
- Mettre à jour les dossiers du personnel dans les outils internes (Google Drive, Monday, Payfit).
- Gérer l'intégration administrative des nouveaux arrivants (collecte des documents, accès, onboarding).

2. Support Recrutement

- Publier les offres, filtrer les candidatures, organiser les entretiens.
- Assurer le suivi des candidats sur les outils internes.
- Communiquer avec les écoles, partenaires, sites d'emploi.

3. Gestion administrative quotidienne

- Traiter les courriers, documents, signatures et demandes internes.
- Suivre les factures, devis, relances administratives.
- Assurer la conformité des documents d'entreprise (Kbis, assurances, contrats fournisseurs).
- Organiser les déplacements professionnels si nécessaire.

4. Support aux équipes

- Assister la direction et les managers dans les besoins administratifs courants.
- Prendre des notes, produire des comptes-rendus simples et fiables.
- Aider à la mise à jour de process administratifs et RH.

5. Onboarding & Offboarding

- Préparer et suivre tout le processus d'arrivée : documents, accès, matériel, parcours de formation.
- Gérer les départs : lettres, restitutions, clôture d'accès, archivage.

6. Suivi des outils internes

- Mettre à jour les tableaux Monday et les dossiers Drive.
- Vérifier la cohérence des informations dans Payfit.
- Veiller à la bonne circulation de l'information RH au sein de l'entreprise.

Compétences & qualités indispensables

- Très bonne organisation et gestion des priorités.
- Rigueur, fiabilité, sens du détail.
- Aisance administrative : documents, mails, procédures, suivi.
- Excellente communication écrite et orale.
- Capacité à gérer plusieurs sujets simultanément sans perdre en qualité.
- Discrétion et sens de la confidentialité (RH).
- Esprit d'initiative : sait anticiper, proposer, améliorer.
- Réactivité + autonomie dans l'exécution des tâches.

Compétences techniques

- Maîtrise des outils bureautiques (Google Workspace / Drive / Sheets).
- À l'aise avec les outils RH (Payfit est un plus, sinon formation fournie).
- À l'aise avec les outils d'organisation : Monday, CRM, Drive, etc.
- Capacité à rédiger des documents professionnels (courriers, contrats, mails).

Expérience & formation

- Expérience administrative ou RH appréciée (stage/alternance/emploi).
- Niveau Bac +2 à Bac +5 (RH, gestion, assistanat, administration ou équivalent).
- Une expérience dans une structure dynamique / startup / agence est un plus.

Soft skills recherchés

- Personne fiable, stable et proactive.
- Capacité à apprendre vite et à suivre des process.
- Aime travailler dans un environnement rapide et changeant.
- Capacité à garder son calme et gérer les urgences intelligemment.
- Esprit positif, orientation solutions, pas problèmes.

Ce que nous valorisons

- Quelqu'un qui s'approprie les missions et devient rapidement autonome.
- Quelqu'un qui n'attend pas qu'on lui dise quoi faire.
- Quelqu'un qui aime structurer, organiser, mettre de l'ordre.
- Quelqu'un qui communique clairement et ne laisse pas traîner les sujets.