Assistant de Direction Dpe - Mairie de Montesson H/F - Communes

Au sein de la Direction de la Petite enfance, vous êtes chargé(e) principalement d'assister la direction de la petite enfance et la maison de la famille dans la gestion administrative, travailler en collaboration avec l'ensemble de l'équipe de secrétaire.

Au sein de la Direction de la petite enfance, vous êtes chargé(e) principalement de :
Accueil :
o Téléphonique : orienter, filtrer, prendre des messages avec l'ensemble des données, chercher les informations et rappeler,
o Physique : recevoir les visiteurs et les informer sur le fonctionnement des structures municipales. Sinon les faire patienter en attente de la réponse,
Gestion administrative :
o Acheminement des courriers et actes administratifs entre le service et la Mairie,
o Rédaction et suivi des courriers,
o Attribuer le courrier trié par ordre d'importance et degré d'urgence,
o Traitement du courrier et courriel : gérer le courrier entrant et sortant ; enregistrer le courrier arrivé et trier,
o Rédaction d'actes administratifs,

Gestion et suivi des commissions petites enfances - saisie des contrats en découlant
o Enregistrement et suivi des demandes en liste d'attente,
o Organisation logistique des commissions (salle, convocation des membres...),
o Préparation et constitution des dossiers présentés en commission,
o Etablissement des courriers suite aux commissions,
o Etablissement des synthèses,
o Etablissement et enregistrement des contrats d'accueil,
o Réactualisation des ressources

- Adjoint administratif titulaire ou contractuel
- Diplôme de secrétariat / assistanat
- Maîtrise du pack office
- Connaissance souhaitée de l'organisation et du fonctionnement des collectivités locales
- Discrétion, sens de l'organisation et du travail collaboratif, rigueur, qualités rédactionnelles et relationnelles

Régisseur « Petite enfance » (suppléant)
o Reprise de fonction en l'absence du titulaire