Assistant de Direction - Travaux & Maintenance H/F - Profilae

ESEIS propose une gamme complète d'offres de services : gestion documentaire (courrier, archivage, reprographie...), gestion de service, gestion des bâtiments (maintenance de premier niveau, second oeuvre, peinture...), gestion logistique destinée aux entreprises.

Chez ESEIS, nous portons un projet commun avec des valeurs communes.

Notre vision est :
- Une entreprise juste, égalitaire et équitable : dans laquelle tout le monde peut s'exprimer et trouver sa place,
- Un partage de la richesse qui profite à tous et une vision durable des affaires,
- Un engagement social et sociétal fort.

Ayant une forte ambition de développement, nous structurons nos organisations pour répondre au mieux aux besoins de nos clients.Assistance de direction et gestion administrative

- Préparer et rédiger des documents : comptes rendus, courriers, notes internes, présentations, plans de prévention
- Assurer la mise à jour des dossiers.

Suivi des activités Travaux & Maintenance

- Participer au suivi administratif des chantiers, interventions et contrats de maintenance.
- Collecter, contrôler et consolider les informations transmises par les équipes techniques (rapports d'intervention, feuilles d'heures, bons de commande, réceptions...).
- Mettre à jour les tableaux de suivi : planning travaux, budgets, indicateurs de performance.
- Veiller au respect des procédures internes (qualité, sécurité, achats, reporting).

Gestion des achats et relations fournisseurs

- Établir les demandes d'achats, suivre les commandes, vérifier les livraisons et les factures.
- Préparer les dossiers d'appels d'offres ou consultations (collecte de documents, mise en forme...).

Contribution à la coordination du service

- Faciliter la circulation des informations entre les équipes opérationnelles et la direction.
- Participer à la planification des interventions et des ressources (sous direction).
- Aider à la préparation de réunions, comités techniques et points projets.

Savoirs / connaissances

- Bonnes connaissances des environnements travaux, maintenance ou prestations techniques.
- Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint)
- Connaissance des bases en gestion administrative, achats et suivi de projet.

Savoir-faire / compétences techniques

- Organiser, prioriser, gérer plusieurs dossiers simultanément.
- Rédiger avec clarté et structurer l'information.
- Suivre des plannings, indicateurs et processus opérationnels.
- Contrôler des documents techniques et administratifs.

Savoir être / qualités personnelles

- Sens de la confidentialité et de la discrétion.
- Rigueur, méthode et fiabilité.
- Aisance relationnelle et sens du service.
- Proactivité et autonomie dans la gestion des tâches.