Adjoint en Gestion Administrative H/F - Université Claude Bernard Lyon 1

La Faculté de Médecine Lyon Est est située au Centre de Lyon sur le Campus Universitaire de Rockfeller à proximité des Hospices Civils de Lyon, 2ème CHU (Centre Hospitalier Universitaire) de France. La Faculté de Médecine de Lyon Est est l'une des plus dynamiques de la Région Auvergne Rhône-Alpes. Elle forme et accompagne en proximité, les étudiants de la première année à la fin de
l'Internat. Elle forme également, via le service Interdisciplinaire en Santé, les étudiants à la Recherche au travers d'Unités d'enseignement du Parcours Initiation à la Recherche Biomédicale. Au sein de la Faculté de Médecine
Lyon Est, équipes pédagogiques et administratives travaillent de concert pour offrir des formations de grande qualité à leurs étudiant.e.s.Secrétariat universitaire

Secrétariat enseignement-recherche-gestion

Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure

Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines...)

Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...), les reproduire et les diffuser

Retranscrire des informations orales à l'écrit

Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés

Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité

Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité

Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes

Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes

Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier

Classer et archiver des documents

CONNAISSANCES Niveau requis

- Environnement et réseaux professionnels : notions
- Techniques d'élaboration de documents : notions
- Techniques d'accueil téléphonique et physique : notions
- Culture internet : notions
- Techniques de communication : notions

CONNAISSANCES COMPORTEMENTALES

- Sens de l'organisation
- Réactivité
- Sens relationnel

COMPÉTENCES OPÉRATIONNELLES

- Accueillir et prendre des messages : notions
- Accueillir les populations concernées: notions
- Enregistrer et classer les documents: notions
- Rédiger des rapports ou des documents notions
- Savoir rendre compte: notions
- Travailler en équipe: notions
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité

Niveau d'expérience souhaité : entre 1 et 3 ans