Assistant - Assistante de Service Formation H/F - Pôle Emploi

A propos de nous :
Orgaly est un centre de formation spécialisé dans les formations du domaine du sanitaire et social.
L'entreprise est présente dans différentes villes de France, mais c'est pour le centre de Strasbourg que nous recrutons aujourd'hui !

En effet, nous recherchons un.e assistant.e de formation pour venir compléter notre petite équipe. Au quotidien, vous travaillerez avec Isabelle, la coordinatrice ; Léa, notre alternante rh/recruteuse, la directrice ; mais aussi avec les formatrices/formateurs et bien sûr avec nos partenaires, les apprenants.

Les missions dont vous aurez la responsabilité :
- Utiliser les logiciels avec lesquels nous travaillons : Formdev, Kairos, Athéna, Larému, ceux des OPCO, notre plateforme de cours en ligne (Solia), et celui des assistantes secrétaires (Evoliz)
- Créer, gérer et suivre les dossiers des apprenants en formation (avec les entreprises, France Travail, les OPCO),
- Préparer les rentrées des groupes puis archiver les dossiers,
- Suivre les présences en formation (en présentiel et en distanciel) et faire des retours mensuels aux employeurs,
- Archiver les documents pédagogiques,
- Envoyer les enquêtes satisfaction,
- Organiser les examens des titres professionnels (qui ont lieu chez nous) : planning, inscriptions ; et inscrire ou accompagner les candidats qui s'inscrivent à des diplômes,
- Paramétrer les logiciels des assistantes secrétaires en formation et pour les examens.
- Et aussi, comme nous tous, répondre au téléphone, accueillir les gens qui passent à l'improviste, répondre aux questions des apprenants, des formateurs.

Le profil que nous recherchons :
- Être à l'aise avec les outils informatiques
- Savoir utiliser Excel et Word
- Être réactif.ve car nous sommes connues pour être réactives et nous souhaitons que cela perdure.
- Être organisé.e : savoir archiver au bon endroit avec des noms de dossiers réguliers et clairs, faire les choses à temps / respecter les dates pour les dossiers.

Avant l'embauche en CDI, nous vous proposons une formation tutorée directement dans nos locaux :
En effet, des compétences spécifiques au domaine de la formation sont nécessaires. C'est pourquoi nous vous proposons une Préparation Opérationnelle à l'Emploi (POE) en collaboration avec France Travail (il faut donc y être inscrit) : durée de 2 mois maximum.

Type d'emploi à l'issu de la POE : Temps plein, CDI.

Horaires :
Du lundi au vendredi : de 8h30 à 12h00 et de 12h30 à 16h00
Travail en journée

Lieu du poste :
En présentiel : notre centre est situé à 6 min à pied de la gare de Strasbourg et à 1 minute à pied de l'arrêt de tram Faubourg National. Cependant, nous allons bientôt déménager à Cronenbourg (en face de l'arrêt de tram Saint Florent)

Date de début prévue : dès que possible

Si vous vous reconnaissez dans cette description et que les missions vous parlent, postulez !
A bientôt peut-être !

Experience: 6 Mois

Compétences: Concevoir des supports de suivi et de gestion,Accueillir, orienter, renseigner un public,Appliquer un cadre juridique ou réglementaire,Assurer la gestion administrative d'une activité,Assurer un accueil téléphonique,Mettre à jour un dossier, une base de données,Réaliser la gestion administrative des contrats,Réaliser un suivi des contrats en alternance,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles

Langues: Français exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.