Assistant Administratif - Secrétariat et Communication H/F - Service Public

Le(a) secrétaire recruté(e) est le collaborateur direct du directeur et du directeur-adjoint ainsi que des services qui leurs sont rattachés. Il(elle) travaille sur la communication et l'évènementiel, en étroite collaboration avec la responsable de la mission Stratégie, communication et contrôle de gestion (S2CG), rattachée au directeur.

En tant secrétaire, vos responsabilités inclurontles missions suivantes :

- Gestion de l'agenda: planifier et organiser les rendez-vous, réunions et éventuels déplacements du directeur et de l'équipe de direction. Programmation des rendez-vous périodiques via les secrétariats de direction de l'APHP;

- Communication: rédiger et traiter les correspondances, e-mails et autres documents administratifs; mettre à jour et enrichir le site internet de la direction des notes de service et informations vers les agents;

-Organisation d'évènements: coordonner les événements internes, tels que journées d'études ou réunions d'équipes en assurant la préparation en lien avec le service logistique;

- Gestion des dossierset des courriers : classer, archiver, gérer et assurer le suivi des documents confidentiels et sensibles traités par la direction;

- Interface avec les partenaires: accueillir les visiteurs et gérer la communication avec les partenaires de la DSFP (accueil physique et téléphonique);

- Assurer la formation d'une équipe polyvalente sur les missions du secrétariat de direction afin d'assurer la continuité de service lors de vos absences.

Sur le volet communication, venir en appui de la mission S2CG sur la mise en oeuvre de la politique de communication interne et externe arrêtée par le directeur, la détermination de sa ligne éditoriale ainsi que la publication d'articles sur l'intranet local (ULLO) et les communautés NOVAE.

Compétences attendues :

- Très bonnes capacités organisationnelles pour gérer plusieurs tâches simultanément ou des situations imprévues.
- Bon relationnel, aisance en communication (orale et écrite).
- Discrétion et sens de la confidentialité.
- Capacité à travailler de manière autonome ou/et en équipe

Connaissances :

- Formation au secrétariat, à la gestion ou autre domaine pertinent en lien avec la mission.
- Mode de fonctionnement des administrations publiques.
- Organisation générale en matière de classement , archivage.
- Très bonne maîtrise des outils bureautiques.