Gestionnaire et Coordinatrice Administrative du Pole Examen et Gestionnaire Operationnelle du Service Ds H/F - Service Public

Le SNMESA est un service à compétence nationale, placé sous l'autorité de la directrice des sports et localisé à Grenoble. Il assure :

- la gestion du guichet unique national des métiers de l'encadrement du ski et de l'alpinisme pour les ressortissants européens et étrangers ;

- l'organisation des épreuves certificatives et la délivrance des diplômes d'État de ski, d'alpinisme et disciplines associées (ski alpin, ski nordique, accompagnateur en montagne, guide de haute montagne) ;

- l'habilitation et le contrôle des structures partenaires de formation ;

- la coordination et l'appui aux services déconcentrés chargés du contrôle des professionnels ;

- une interface et une expertise privilégiées avec tous les acteurs et institutions de la filière montagne.1) Sous la responsabilité de la direction du SNMESA et des référents nationaux, vous assurez la gestion et le suivi administratif des examens des 4 disciplines (ski alpin, ski nordique, AMM, guides):

- Instruction et validation des dossiers d'inscription aux examens;

- Gestion et coordination du suivi administratif des examens: arrêtés, convocations, documents supports, attestations candidats ...;

- Préparation et édition du dossier administratif pour le jury d'examen;

- Gestion de la procédure d'envoi des diplômes parchemins: procédures sécurisées;

- Gestion et suivi des archives liées aux examens;

- Lien opérationnel avec les usagers, les services déconcentrées, les établissements et les partenaires.

2) Sous la responsabilité de la direction du SNMESA et des référents nationaux, vous assurez la gestion opérationnelle du service en collaboration avec d'autres agents :

- Préparation et organisation des réunions de travail: réservation de salle, accueil des participants ...;

- Appui à la direction du service: secrétariat(courriers, notes, comptes-rendus, ...), archivage ...;

- Soutien administratif selon l'activité ou les besoins du service;

- Lien avec le Rectorat de Grenoble et le Régisseur de la cité administrative;

- Intendance, appui à la gestion du matériel, des stocks et des consommables;

- Participation à l'animation administrative et à l'amélioration des procédures internes.

Compétences attendues :

-Bonne connaissance des outils bureautiques (Pack office) et capacité à s'approprier des outils numériques ou plateformes métier spécifiques ;

- Compréhension des enjeux liés à la confidentialité, à la traçabilité documentaire et à l'archivage administratif ;

- Instruire et suivre des dossiers administratifs dans le respect des procédures réglementaires (inscriptions, convocations, arrêtés, jurys, diplômes) ;

Savoir-faire:

- Produire des documents administratifs fiables, clairs et conformes (notes, courriers, attestations, comptes rendus) ;

- Gérer la logistique des examens et des réunions (réservations, accueil, dossiers supports, matériel) ;

- Organiser son activité de manière rigoureuse et autonome : priorisation des tâches, planification, respect des délais ;

- Capaciter à organiser et animer le travail collaboratif.

Savoir-être :

- Sens du service public, loyauté, de la relation à l'usager et des responsabilités confiées ;

- Rigueur, discernement, discrétion et fiabilité dans le traitement des dossiers sensibles (examens, diplômes, données personnelles)

- Aisance relationnelle, capacité à travailler en équipe et en réseau avec des interlocuteurs variés (usagers, établissements, services déconcentrés) ;

- Autonomie, sens de l'initiative dans le cadre des missions confiées ;

- Goût pour la polyvalence, la coopération interservices et l'amélioration continue

Formation à l'usage d'applicatifs spécifiques (Portail Montagne, Excel) prévue dans le cadre de l'adaptation au poste de travail.