Assistant·e en Gestion Administrative et Financière H/F - Service Public

Missions :

L'équipe administrative et financière du CFA Sup Nouvelle-Aquitaine est animée au quotidien par la responsable administrative et financière. Le poste s'inscrit dans une démarche de proximité avec les usagers du CFA Sup NA : la sensibilisation à l'apprentissage pour les apprentis, gestion du contrat avec les entreprises, la facturation avec les Opco et les employeurs, l'accompagnement social des apprentis durant la totalité de leur parcours.

La polyvalence, l'autonomie, la disponibilité et l'adaptabilité de l'équipe sur l'ensemble des activités du CFA Sup Nouvelle-Aquitaine sont essentielles et sont utilisées par la RAF pour optimiser les services rendus aux usagers du CFA Sup Nouvelle-Aquitaine.

Activités principales:

· Assurer l'information aux apprentis tout au long de l'année par courriel et téléphone et lors des réunions de rentrée sur les aides, le LEA,...

· Gérer les contrats d'apprentissage de la signature à la fin du contrat à l'appui du système d'information Arexis

· Réaliser au quotidien un rôle de conseil auprès des apprentis et des entreprises dans le recrutement

· Traiter des informations et des dossiers d'ordre administratif ou technique et en vérifier la conformité

· Gérer les différentes demandes d'aides pour les apprentis

· Procéder aux opérations d'engagement, liquidation et mandatement

· Établir et émettre les titres de recettes correspondant aux conventions conclues par l'établissement avec les OPCO, les structures publiques et privées, dans le respect des spécificités de chaque contrat

· Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion

· Classer et archiver les pièces et justificatifs d'opérations financières et comptables

· Participation à la rédaction et à la mise en oeuvre des modes opératoires du CFA Sup NA

· Assurer un accueil physique, téléphonique et courriels de qualité auprès des interlocuteurs internes (personnel) et externes (usagers) du CFA Sup NA dans le quotidien

· Inscrire son activité dans la démarche Qualité du CFA SUP Nouvelle-Aquitaine

Prendre en compte les réclamations des différentes parties prenantes (tableau de suivi, solutions apportées,...)

Connaissances:

· Connaissance du fonctionnement de l'Enseignement Supérieur, de la réglementation liée à l'alternance, des spécificités de l'apprentissage

· Connaissance du code du travail

· Connaissance sur le mode de financement de l'apprentissage

· Connaissance des finances publiques, des techniques de comptabilité, des commandes publiques et des marchés publics

· Connaissance des aides liées à l'apprentissage

Compétences opérationnelles:

· Rendre compte au quotidien

· Utiliser les modes de communication écrites et orales (électronique, téléphone...)

· Finances publiques

· Appliquer des règles financières

· Exécuter la dépense et la recette

· Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe

· Rédiger des rapports ou documents

· Gérer la relation aux usagers du CFA Sup NA

· Mettre en oeuvre les modes opératoires et les améliorer

· Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité et disposer de bonnes connaissances sur l'utilisation des outils Microsoft 365

· Contrôler la qualité et la cohérence des données saisies

· Trier, hiérarchiser et classer les informations

Savoir être:

· Sens de la confidentialité

· Rigueur / Fiabilité

· Autonomie

· Sens de l'organisation

· Travail en équipe