Assistant·e Administratif·ve H/F - Service Public

Descriptif du service

Au sein du secrétariat général, le service juridique (SJ) a pour mission d'expertiser les actions de l'établissement, de dispenser des conseils, d'organiser une veille juridique préventive, d'élaborer des actes juridiques contractuels ou unilatéraux, de résoudre les litiges et d'assurer la défense de l'Ined en cas de contentieux.Missions du poste

Rattaché.e au service juridique, le-la chargée d'appui apporte principalement un soutien aux activités administratives du service juridique (SJ) et de la déléguée à la protection des données (DPD) qui veille à la conformité des traitements de données personnelles à la règlementation.

Activités de soutien au service juridique (SJ) :

- Assurer l'assistance du service : organisation et préparation des réunions internes et externes au SJ, rédaction des comptes-rendus, gestion et suivi des dossiers papiers et dématérialisés, classement et archivage des documents, etc.
- Mettre en forme les actions de communication interne et externe du SJ (cartographie des risques, reporting, tableaux de bord, legal design, etc.
- Faire le lien entre le SJ et l'archiviste, le service logistique ou le service informatique

Activités de soutien à la DPD :

- Assister à la constitution des dossiers de formalités ;
- Effectuer des recherches ;
- Aider à la mise à jour du registre ;
- Aider à la mise à jour de la cartographie ;
- Aider à l'élaboration et à la mise en place de procédures ;
- Concevoir des supports (formulaires, présentations) ;
- Rédiger et mettre à jour des pages web (internet/intranet).

Profil recherché

Débutant acceptée, disposant d'un Bac Pro Gestion Administration

Compétences opérationnelles :

- Parfaite maîtrise du français écrit et oral
- Savoir rendre compte
- Utiliser les techniques de rédaction administratives (maîtrise)
- Utiliser les logiciels de bureautique (maîtrise)
- Utiliser les techniques de gestion administrative (application)
- Savoir faire des tableaux de bords, des cartographies, du reporting et/ou du legal design
- Travailler en équipe

Compétences comportementales

- Discrétion professionnelle et confidentialité
- Sens de l'organisation
- Capacité à hiérarchiser, à établir des priorités
- Autonomie
- Rigoureux et ordonné
- Sens de la diplomatie, savoir s'adapter à différents interlocuteurs
- Capacité d'écoute
- Être proactif
- Dynamique