Assistant Administratif H/F - Service Public

Les principales missions sont :

- la préparation des commissions administratives suivies par le service ;
- l'appui direct aux différentes unités du service : organisation de réunions, suivi du courrier, pré-tri des dossiers ;
- la participation aux réunions de suivi des dossiers ;
- la gestion de la boîte aux lettres numérique.

Secrétariat et organisation administrative :
- assurer le lien avec la préfecture sur l'organisation des commissions suivies et assurer la fonction de secrétariat pour celles-ci, pour le compte de la DDTM ;
- gérer la prise de rendez-vous pour les réunions, en lien avec les unités, et préparer les invitations le cas échéant ;

- réaliser un pré-tri des dossiers ADS (autorisations du droit des sols) et assurer l'intendance des dossiers avant leur entrée dans le circuit d'instruction ;
- gérer la boîte électronique fonctionnelle du service ;
- suivre proactivement les délais sur les avis et procédures à enjeu ;
- assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs du service ;
- organiser la logistique interne : fournitures, réservation de salles, préparation des réunions ;
- suivre les congés du service pour le compte du responsable ;
- assurer l'archivage papier et électronique des courriers et documents traités ;
- tenir à jour un tableau de suivi des courriers et documents transitant au sein du service ;
- préparer, mettre en forme et transmettre les courriers à signature (direction, préfet) ;
- mettre à jour et organiser les archives du service.

Liaison hiérarchique :

Vous serez placé sous l'autorité du responsable du service.

Contacts internes :
- Liaisons fonctionnelles internes ;
- Chefs d'unité ;
- SGCD ;
- Autres services de la DDTM

Collaborateurs réguliers :
- Agents et cadres
- Relations avec l'extérieur ;
- Les services de la Préfecture ;
- Les services de l'État ;
- Les acteurs de l'aménagement et bureaux d'études ;
- Les usagers et les élus, collectivités.

Compétences et connaissance attendues :

- Connaissances administratives générales (fonctionnement des services et des collectivités territoriales) ;
- Connaissances dans les domaines de l'aménagement et du développement durable
(urbanisme, environnement, logement, risques, etc.).

Savoir faire :
- Suite office ;
- Gestion du boîte de courrier électronique.

Savoir être :
- Sens des relations humaines ;
- Volonté de constituer un collectif ;
- Aptitude à travailler en équipe et à partager les informations.

Une expérience en urbanisme présente un atout majeur pour la candidature. Cependant, il ne s'agit pas d'une condition préalable à la prise de poste, les connaissances requises pouvant s'acquérir au fil du temps et de formations.

Volonté, sens du service de l'État, curiosité, travail en équipe, sens du collectif, ainsi que l'appétence pour les relations humaines sont des qualités recherchées pour ce poste.