Responsable du Service Planification et Evènementiel H/F - Service Public

La Direction du patrimoine immobilier et de l'environnement de travail est une direction support aux activités de l'école : la recherche, l'enseignement, l'entrepreneuriat et l'évènementiel. Elle comprend 60 agents et est organisée en deux sous-directions : l'Immobilier (gestion du patrimoine, anticipation des évolutions, conduite d'opérations de construction et ou de réhabilitation) et Les services opérationnels aux usagers de l'école (sécurité-sureté, planification, évènementiel, maintenance, travaux, accueil, entretien propreté).

Vous piloterez l'ensemble des activités liées à la planification des enseignements, la régie étudiante (locaux associatifs) et la coordination des évènements (plus de 850 évènements par an : évènements étudiants, internes ou externes locatifs).

Vous définirez et organiserez les moyens et dispositifs visant à la bonne réalisation de l'ensemble des activités du périmètre du service.

Pour ce faire, vous encadrerez 9 agents répartis sur trois pôles : régie étudiante, planification et régie technique event ; et travaillerez en étroite collaboration avec l'ensemble des équipes impliquées dans ces activités.A ce titre, vos activités seront les suivantes:

· Encadrement de l'ensemble des équipes des 3 pôles du service

· Optimisation des activités, pilotage des prestations et remontée des indicateurs

· Développement et commercialisation des évènements locatifs:

- Développement de l'activité évènementiel
- Gestion des contrats de location
- Réalisation des visites de repérage
- Dispatch des évènements aux régisseurs/coordinateurs d'évènements
- Intégration de la démarche de développement durable dans la mise en place des évènements

· Coordination de la Régie étudiante en charge de la gestion des locaux étudiants

· Coordination du pôle planification composé de 2 activités principales et gestion des demandes et des besoins :

- Planification des enseignements en lien avec la direction des formations
- Coordination des petits évènements pédagogiques

· Coordination de la Régie générale et technique dont les principales activités sont :

- La définition et la mise en oeuvre de la politique de l'établissement sur l'activité évènementielle (process, reporting, outils de suivi et d'évaluation).
- L'apparitage technique de l'ensemble du campus et la maintenance préventive des infrastructures techniques
- La régie évènementielle sur les gros évènements (accompagnement de l'évènement sur toute la chaine d'organisation)

Activités communes à l'ensemble des agents de la DPIET:

· Participer à la vie de l'école

· Participer à la démarche qualité de son service et de la direction

Issu(e) d'une formation supérieure niveau Bac +5, vous justifiez d'une expérience réussie d'au moins 3 ans dans un poste similaire, dans un environnement institutionnel d'une Grande Ecole et avec une forte composante en management.

Vous disposez de solides connaissances sur la réglementation relative à l'organisation d'évènements, des moyens techniques audiovisuels.

Vous savez commercialiser des évènements.

Vous appliquez et savez faire appliquer les normes et règles de sécurité.

Vous maitrisez avec agilité la méthodologie de gestion de projet.

Vous maitrisez les outils bureautiques (Excel, PowerPoint, Word).

Vous démontrez des qualités relationnelles et de management qui vous permettent de travailler en équipe en suscitant son adhésion, de manière réactive et proactive, en transversalité avec l'ensemble des partenaires internes et externes.

Vous savez organiser vos activités et respecter les délais tout en sachant rendre compte de vos activités à votre hiérarchie.

Vous êtes reconnu(e) pour vos excellentes compétences en communication orale et écrite.

Doté(e) d'une nature rigoureuse, vous faites preuve d'adaptabilité (en fonction du public concerné), de réactivité et êtes force de proposition.

La maitrise de l'anglais est appréciée.