Agent du Bureau Études et Formations Bef du Site Ensm de Marseille H/F - Service Public

Le Bureau Etudes et Formations (BEF) assume sous l'autorité du directeur adjoint de site, la mise en oeuvre du programme pédagogique en formations initiale, professionnelle et continue. Il est chargé d'as- surer le suivi administratif et pédagogique des élèves et des stagiaires. Il fait appliquer le règlement inté- rieur et participe au maintien de la sécurité, de la discipline et de l'ordre public dans l'établissement.

Sous la responsabilité du responsable du BEF, l'agent(e) assure la gestion administrative des formations initiale, professionnelle et continue qui se déroulent sur le site de Marseille.- Assurer le rôle d'interlocuteur privilégié auprès des élèves et des stagiaires

- Traiter les demandes de renseignements (boîte mail, appels téléphoniques, accueil), notam- ment auprès des candidats potentiels.

- Gérer le courrier entrant et sortant et le suivi de la boîte mail du service avec ses collègues,

- Saisir et mettre à jour régulièrement les données administratives des élèves dans différents ou- tils (logiciel de scolarité, tableurs) : coordonnées, absences, dispenses, notes, déclarations d'assiduité, ...

- Accueillir et orienter les élèves et les stagiaires dans le suivi de leur scolarité / formation

- Editer tous documents les concernant (attestations diverses, convention de stage, ordres de mission, ...)

- Délivrer des attestations de formation, instruire et suivre les dossiers de financement profes- sionnel des stagiaires.

- Participer à l'organisation des examens : édition des documents administratifs, préparation et disponibilité des salles, surveillance, ...

- Préparer les jurys de fin de semestre et de d'année : tableaux de notes, convocation des membres, bulletins...

- Gérer l'immatriculation des nouveaux élèves et l'obtention de leur brevets maritimes

- Gérer les formations continues et spécifiques maritimes : inscription dans un logiciel dédié, accueil, secrétariat, fiches enquête satisfaction, ...

- Assurer le suivi administratif des stages du cycle ingénieur : conventions, attestations, suivi des rapports de stage, ...

- Préparer et organiser la logistique des différents évènements du site,

- Assurer l'organisation des élections dans les différentes instances de l'ENSM

Savoir

- Communiquer à l'écrit et à oral

- Maîtriser les outils courants de bureautique et les outils informatiques appliqués à la gestion de la scolarité.

- Connaître le système de formation de l'enseignement supérieur français

- Connaître l'offre de formation de l'établissement, son organisation et son environnement

- Connaître éventuellement le milieu professionnel maritime, la réglementation maritime

- Une connaissance du logiciel de gestion des études Aurion® serait un plus

Savoir-faire

- Rédiger des documents

- Rendre compte

- Réaliser une tâche dans un temps imparti

Savoir-être

- Travailler en équipe

- Avoir un bon relationnel et le sens du contact

- Rigueur, organisation, suivi des dossiers

- Confidentialité, discrétion et réserve professionnelle

- Être à l'écoute, faire preuve de diplomatie

- Posséder de bonnes méthodes de travail