Secrétaire Social Unité Savamie-George Sand H/F - Service Public

Activités principales

Le/la secrétaire du service assure l'accueil physique et téléphonique du service, tant pour les usagers que pour les professionnels. Il/elle gère les appels, transmet les informations nécessaires aux personnes concernées par oral ou par mail. Il/elle gère également l'ouverture de la porte et se charge de prévenir les professionnels concernés de l'arrivée d'une personne extérieure.

Le/la secrétaire affranchit et envoie le courrier postal ou interne et assure la transmission du courrier entrant auprès des professionnels concernés.

Le/la secrétaire engage les démarches administratives d'admission en lien avec le chef de service et/ou le responsable adjoint du service et/ l'éducateur : fixation du rendez-vous d'admission, récupération des documents à fournir, préparation du document individuel de prise en charge...

Le/la secrétaire assure le suivi administratif des dossiers des jeunes dans le logiciel SIL'AGE. Il/elle le crée lors d'une admission et le clôture à chaque sortie Il/elle est en charge de la mise à jour des dossiers dans SIL'AGE en enregistrant les documents reçus de la DEF/de la Plateforme MNA et des partenaires (jugements, mandats TISF, soit-transmis, attestations diverses, bulletin de notes...) et les écrits des professionnels (bilans, notes, réponses au soit-transmis, calendriers...).

Le/la secrétaire actualise la fiche synthétique à chaque nouvelle information (admission, sortie, renouvellement de mesure, changement de logement ou de numéro de téléphone.). Il/elle actualise également les différentes listes (numéros, logement, scolarité, mails) et les transmets aux services concernés.

Le/la secrétaire transmet les divers effectifs à la DEF, à la Plateforme MNA et au service ECOFI

Le/la secrétaire est en lien avec la secrétaire enfance de la Direction de l'enfance et de la famille (DEF) ou de la Plateforme MNA du Département dans la transmission des documents (avis admissions, demande d'autorisation, ...).

Le/la secrétaire peut être sollicitée pour frapper différents courriers ou comptes rendus à la demande du chef de service et travailler sur les documents rédigés par les professionnels du service (lecture, correction et mise en page, transmissions diverses pour signature, données chiffrées du rapport d'activité...).

Le/la secrétaire met à jour la base documentaire sous SIL'AGE du SAVA MIE (informations diverses: titre de séjour, droit au logement, formation et scolarité, etc.).

Le/la secrétaire gère l'intendance sur le service: les demandes d'interventions dans les logements, le suivi des logements, les réservations de véhicules, commande et retransmission des carnets de bons avec les régisseurs, réception, vérification et signature des bons de livraison puis retransmission, réception et rangement des livraisons.

Le/la secrétaire accueille, forme et oriente l'agent d'entretien des locaux qui vient le mardi et le vendredi.

Compétences requises ou souhaitées

· Diplômes, formations, permis et certifications obligatoires

Ø Diplôme permettant d'accéder aux fonctions de secrétaire sociale.

· Connaissances attendues

Ø Connaissance du secteur de la protection de l'enfance appréciée.

· Savoir-faire attendus

Ø Adapter son comportement et sa pratique professionnelle aux situations et aux contraintes inhérentes à la continuité du service public.

Ø Maitriser l'outil bureautique (traitement de texte, tableurs, logiciel de gestion des dossiers des usagers, messagerie et calendriers électroniques...)

Ø Maitriser le fonctionnement de l'établissement et les circuits d'informations.

Ø Créer une relation avec les usagers et leur famille en les rassurant et les sécurisant.

Ø Utiliser les gestes et les postures adéquats.

Ø Travailler en équipe pluri professionnelle.

· Savoir-être attendus

Ø Respect de la confidentialité, du cadre institutionnel et des procédures.

Ø Cordialité, ponctualité, disponibilité, réactivité.

Ø Autonomie dans l'accomplissement des tâches.

Ø Sens de l'organisation, constance, sérieux dans l'accomplissement de ses missions.