Assistant au Secrétariat Particulier de M. le Préfet H/F - Service Public
- Montpellier - 34
- Fonctionnaire
- Service Public
Les missions du poste
Groupe RIFSEEP: 1
Vos activités principales:
- Gestion de l'agenda
- Analyse et gestion des demandes d'information
- Organiser les déplacements et visites du Préfet
- Organiser les déjeuners, les dîners et les réceptions
- Réaliser les plans de table
- Suivi des invitations quand le préfet est concerné
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Maîtriser les circuits et les procédures administratives
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers les services compétents
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques
- Gestion des courriers électroniques
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec la cheffe du secrétariat particulier
- Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
- En coordination avec le service informatique, veiller au bon fonctionnement des visioconférences
Votre environnement professionnel:
Activités du service: Le secrétariat particulier a en charge d'assister le Préfet dans l'organisation de son environnement professionnel
Composition et effectifs du service: 2 agents
Liaisons hiérarchiques: cheffe du secrétariat particulier et M. le Préfet
Liaisons fonctionnelles: cabinet du préfet, services de la préfecture et des sous-préfectures, ministère de l'intérieur, ministères, autorités administratives civiles, judiciaires et militaires, les élus, les corps constitués...
Le profil recherché
Connaissances techniques
Connaissance technique niveau expert requis
Avoir des compétences en informatique - bureautique niveau expert
requis
Connaître l'environnement professionnel niveau expert requis
Savoir-faire
Savoir travailler en équipe niveau expert requis
Savoir analyser niveau expert requis
Savoir rédiger niveau expert requis
Savoir-être
savoir accueillir niveau expert requis
savoir s'adapter niveau expert requis
savoir s'exprimer oralement niveau expert requis
Durée attendue sur le poste: 3 ans