Responsable Administratif Pôle Formation H/F - Service Public

Le/la responsable administratif·ve du Pôle Formation coordonne l'activité administrative et financière du Pôle, assure la gestion des dispositifs de formation et représente le Pôle auprès des partenaires institutionnels,
financeurs et services internes.1. Coordination administrative et managériale

- Organisation et planification du travail de l'équipe administrative.
- Supervision de la boîte mail dédiée au Pôle Formation.
- Participation aux réunions internes et externes avec le/la Responsable du Pôle.

2. Gestion administrative et financière des formations

- Traitement et suivi des dossiers de formation (longues et courtes), analyse et suivi financier.
- Gestion et suivi des stagiaires, intervenants, tuteurs.
- Suivi des stagiaires financés dans le cadre du Programme Régional de Formation (PRF).
- Gestion des rémunérations stagiaires.
- Suivi du marché avec le Conseil Régional Centre-Val de Loire.
- Référent Financements au sein de l'établissement
- Production de statistiques pour le Ministère et la DREETS.

3. Référent outils numériques et bases de données

- Référent Parcoursup (administrateur et gestion).
- Référent des applications OFELI, EOS, KAIROS.

4. Accueil, information et interface

- Accueil physique et téléphonique, orientation des usagers.
- Interface avec les services internes (accueil, finances, technique...) et les partenaires externes
(OPCO, employeurs, Conseil régional, DRAJES, Ministère).

5. Communication, promotion et événements

- Organisation et suivi des temps forts du Pôle : Journées Portes Ouvertes, rentrées, élections des
représentants stagiaires, etc.
- Organisation logistique des actions de promotion et communication en interne et en externe (forums,
événements régionaux...).

Savoir faire :

- Animer une équipe
-Conception d'un cadre administratif et financier de suivi des action de formation (procédures)
-Conception d'outils de recueil d'informations statistiques

Savoir-ëtre :

- Faire preuve de rigueur et avoir le sens de l'organisation
- Être à l'écoute et avoir le sens du dialogue
- Faire preuve de discrétion professionnelle
- Capacités d'organisation, de planification, coordination et de rendre compte.
- Rigueur, autonomie, sens des priorités.
- Aisance relationnelle et sens du travail en équipe.
- Capacité de représentation institutionnelle et d'adaptation.