Secrétaire SEA et Gestionnaire des Baux Ruraux H/F - Service Public

Le service Économie agricole est composé de 2 unités, Unité « Aides directes », Unité « gestion des contrôles et environnement des exploitations » ainsi que d'un pôle « agroécologie, filières et alimentation territoriale ».

Descriptif de l'équipe :
Le service est composé de 25 personnes : le chef de service, son adjoint, 2 chefs d'unité, 2 adjoints aux chefs d'unités, 2 chargées de mission « agroécologie, filières et alimentation territoriale », 16 gestionnaires, et 1 secrétaire de serviceSous la responsabilité du chef de service et de son adjoint:
- Secrétariat du chef de service et de son adjoint
- Gestionnaire Baux ruraux, participation réunions et secrétariat

DESCRIPTION DES MISSIONS :
Secrétariat de service

- Filtrage et orientation des appels téléphoniques, prise de messages et information
- Orientation et information des interlocuteurs
- Relation avec les partenaires extérieurs,
- Suivi des invitations aux assemblées générales des filières agricoles
- Publication Recueil des actes administratifs, Internet
- Logiciels : régularisation d'horaires, validation, enregistrement activité, ordres de mission, frais de déplacement.
- Tri, mise en forme et suivi de courrier,commande fournitures,
- Appui aux Unités de service
- Gestion du circuit de signature (parapheurs) Direction, Préfecture
- Rédaction des arrêtés préfectoraux CDOA, CDE,...
- Gestion de la messagerie du service, information usagers
- Organisation de réunions, de déplacements, de sorties

Baux Ruraux

- Commission Consultative Paritaire Départementale des Baux Ruraux et groupe de travail : organisation, participation et secrétariat
- Préparation des calculs des baux ruraux «Terres et Prés», «valeurs des denrées» et «Mini-maxi» des fermages viticoles
- Travail avec les preneurs et bailleurs pour la révision des arrêtés cadres et des arrêtés annuels des baux ruraux «Terres et Prés» et «Viticoles»,
- Renseignement téléphonique des usagers, réponses mails aux sollicitation des usagers (hors réponses métiers des unités)
- Rédaction, enregistrement des arrêtés préfectoraux

CHAMP RELATIONNEL :
Liens fonctionnels internes: le chef de service et son adjoint, les chefs d'unités, les autres unités du service, le directeur, la directrice adjointe, le secrétariat direction et les autres services de la DDT.

Liens fonctionnels externes: Préfecture, Sous-préfectures, Conseil Départemental, Chambre d'agriculture, Organisations professionnelles et techniques agricoles, établissements publiques du domaine agricoles (MSA, ASP), autres organismes, exploitants agricoles, autres DDT, MAAF, DRAAF Bourgogne-Franche-Comté, Ministère...

SAVOIRS :
- Maîtrise d'utilisation d'outils informatiques et de logiciels de bureautique

- Maîtrise de la réglementation administrative

- Connaissance des partenaires extérieurs et de leurs activités

- Connaissance des activités du service et de celles des différents services de la DDT

- Connaissance Internet et intranet DDT

- Réglementation Baux ruraux

SAVOIR-FAIRE :
- Capacité d'adaptation

- Écoute, aptitude à l'accueil,

- Qualité relationnelle, de communication, d'argumentation,

- Capacité et sens de l'organisation, de l'écoute et des priorités,

- Rapidité de réflexion et d'exécution

- Méthode

- Rigueur, ordre