Assistant de Direction - Adjoint des Cadres H/F - Service Public

Dans le cadre de la mission de service public dévolue au Centre Départemental de l'Enfance, l'assistant de direction organise, pour l'équipe de direction, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications liées aux relations internes et externes de la direction. Il organise la gestion administrative et logistique des instances et de certains évènements. Il assure la structuration des partenariats de l'établissement. Il représente l'image de l'établissement auprès des partenaires.Traitement et circulation de l'information, des documents et des communications liées aux relations internes et externes de la direction

- Accueil des personnes, réception d'appels téléphoniques

- Enregistrement, tri, diffusion et archivage des courriers

- Prise de certains rendez-vous pour la direction (ex. retours d'accidents de travail ou réunions syndicat/direction)

- Suivi administratif des réclamations et des événements indésirables

- Traitement des contraventions routières du parc automobile

- Diffusion de documents via le logiciel dédié, classement et archivage de documents

- Recherches ponctuelles d'informations (ex. dans le logiciel du dossier de l'usager)

- Elaboration des cartes professionnelles des agents

- Mise en page et diffusion du planning des gardes de direction et des astreintes éducatives avec mise à jour du logiciel, clôture du planning des directeurs sur le logiciel de gestion des plannings.

- Gestion des fournitures du service et matériels de bureau

- Participation à la continuité de service au sein de l'administration (Standard)

Gestion administrative des instances

- Elaboration et suivi du planning des instances (Conseil d'administration, Comité social d'établissement, formation spécialisée, conseil de la vie sociale), invitation des membres via courrier et outlook

- Organisation logistique des instances : réservation d'une salle, lien avec l'informatique pour visio, vérification du quorum, etc.

- Organisation administrative des instances : mise en page des rapports, envoi de l'ordre du jour et des rapports puis du PV aux participants

- Prise de note et rédaction des procès-verbaux

- Prise en compte des échanges en instance via l'ajustement de certains documents

- Organisation administrative et logistique de certains événements internes ou externes

- Organisation et planification de certaines réunions institutionnelles et/ou de certaines réunions du département: réservation de salle, liens avec le magasin, la cuisine...

- Suivi de certains événements (inscription des professionnels ou des usagers à des colloques, à des festivités, etc.)

Structuration des partenariats

- Suivi des partenariats existants (Convention, attestation d'honorabilité, partage auprès des différents services, etc.)

- Veille afin d'identifier des partenaires potentiels (ex. recherche d'appels à projets)

- Organisation de temps de rencontre dédiés

Expérience dans le domaine du secrétariat et de l'accueil

Diplôme de niveau 4 minimum