Assistant de Direction d'Un Secrétariat Général H/F - Service Public

Le poste est situé sur le campus de Palaiseau au sein du secrétariat général.Ce poste est ouvert dans le cadre des concours de recrutement du Ministère de l'Agriculture par voie contractuelle spécifique aux bénéficiaires de l'obligation d'emploi (BOE) et est destiné aux personnes ayant une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé à jour

Objectifs du poste
Sous l'autorité de la secrétaire générale, l'office manager assure auprès de la secrétaire générale la gestion courante du secrétariat général dans le respect des règles et des procédures applicables. Elle ou Il recueille, traite les informations nécessaires et assure le suivi des dossiers qui lui sont confiés. Elle ou Il participe à l'animation de la structure et contribue au fonctionnement du secrétariat mutualisé direction générale - secrétariat général.

Secrétariat du secrétariat général :

-Tenir l'agenda de la secrétaire générale

-Assurer l'accueil physique et téléphonique

-Organiser des réunions

-Gérer (enregistrement, suivi) le courrier arrivée/départ ; transmission par courrier et/ou scan de divers documents à différents destinataires

-Assurer la ventilation des parapheurs signés

-Préparer les ordres de mission des personnels des services du secrétariat général

-Contribuer au suivi de dossiers divers confiés par la secrétaire générale

Gestion financière du secrétariat général :

-Contacter les fournisseurs pour demande de devis

-Saisir dans l'outil de gestion PEP Premium les bons de commande et les engagements juridiques, les services faits. pour le secrétariat général et ses services

-Préparer les attestations pour frais de réception, les certificats administratifs, la liste des participants et le suivi

Secrétariat de réunions :

-Contribuer à l'organisation du comité transverses : participer à leur organisation, assister aux réunions et rédiger les relevés de décision et les comptes rendus (3 par an)

-Assurer le secrétariat administratif de la formation spécialisée en hygiène, santé et sécurité au travail (F3SCT) du comité social d'administration (CSA)

Mutualisation des charges avec une collaboratrice en charge du secrétariat de la direction générale

Les missions ci-dessous sont mutualisées avec le secrétariat de la direction générale (directeur général et ses deux adjoints), notamment pour assurer la continuité de service :

-Assurer l'accueil physique et téléphonique

-Assurer le reporting des dépenses du secrétariat général et de la direction générale et préparer le budget

-Gérer les réservations de la salle de réunion de la direction générale, de la salle des conseils et de l'espace réception en lien avec la direction du campus de Palaiseau

-Gérer les stocks de consommables informatiques, fournitures de bureau, cartes de visite...

-Informer les agents sur les procédures à suivre

-Mise en place des modes de classement et d'archivage, gérer un fonds documentaire administratif

Savoirs
· Maîtriser les outils bureautiques: excel, word, messagerie et calendrier électronique zimbra,

· Goût pour l'usage des outils de gestion

· Connaissance en comptabilité générale

· Maîtriser les techniques de communication écrite et orale

· Maîtriser les techniques de restitution et de transmission écrite et orale

· Avoir une connaissance de l'enseignement supérieur et de la recherche

Savoir-faire / Savoir-être
· Avoir le sens de l'organisation et de la rigueur

· Avoir des qualités relationnelles

(sens de l'écoute et du dialogue)

· Etre réactif et avoir un esprit d'initiative

· Respecter et faire respecter la confidentialité des informations Etre autonome

· Savoir travailler en équipe

· Savoir hiérarchiser l'importance des dossiers à traiter