Adjoint·e au Responsable de l'Accueil de l'Hébergement et de la Restauration de l' Ensa H/F - Service Public

Le service comprend un responsable, un adjoint.e ( objet de ce recrutement) et deux agents d'accueil. Ce service assure la liaison fonctionnelle avec l'opérateur de restauration.Placé.e au sein d'un service au carrefour de toutes les activités de l'établissement, l'emploi d'adjoint.e au responsable comprend des dimensions à la fois opérationnelles et administratives:

- En qualité d'adjoint.e au responsable, le suppléer en cas d'empêchement aux réunions et participer à l'encadrement de l'équipe
- Participer aux permanences d'ouvertures et de fermetures de l'établissement au public (7:30 le matin et 19:30 en soirée)
- Gérer l'accueil à des fins d'information, d'orientation et de conseil en communiquant une information de premier niveau ou en orientant vers le service compétent
- Être mobilisé,e sur des missions transversales, interservices
- Prendre contact avec les différents publics/ services pour recueillir les informations fiables nécessaires au traitement en amont et en aval de la demande (c'est à dire de la réservation et préparation des clés des chambres, salles, véhicules, cartes repas, à la facturation, et ce en lien avec les autres services de l'établissement)
- Comprendre la demande et savoir interagir pour la préciser en cas de besoin
- Traiter la demande en mobilisant les ressources utiles (outils Zensa, extranet, démarche simplifiée, Proloc, Turboself) pour apporter une réponse adaptée
- Construire une réponse personnalisée en tenant compte des contraintes en matière d'hébergement et d'organisation du service restauration, du centre de documentation, et du centre médical
- Formaliser un devis en saisissant les données dans le logiciel Proloc
- Assurer le suivi des prestations, encaisser des régies de recettes en tant que mandataire du régisseur
- Participer à la mise à jour permanente des fiches de procédures et renseigner des tableaux de suivi des demandes

- Gérer des accueils complexes et/ou susceptibles de générer des tensions, gestion des flux et de l'éventuelle attente du public
- Participer à l'évaluation de la qualité de l'accueil permettant de mesurer régulièrement les retours et taux de satisfaction, en associant activement les usagers à la réflexion et à l'élaboration de solutions
- Mettre en forme des documents, rédaction de compte rendu et courriels
- Appétence pour l'environnement hôtellerie-restauration
- Participer et animer la mise à jour d'effectifs fiables pour le restaurant