Assistant de Direction H/F - Service Public

Le poste est rattaché directement à l'équipe de direction, au coeur du système de communication, d'organisation et de décision de la structure.Vos missions principales :

Assister la direction au quotidien et faciliter la prise de décision

> Organiser et coordonner les activités quotidiennes du comité de direction

> Compiler et consolider des données sous forme de reporting des activités ou des résultats

> Rédiger et mettre en forme des documents

> Organiser la logistique relative aux réunions

> Assurer l'interface entre la direction et ses interlocuteurs (accueil physique, gestion de la messagerie générique direction)

> Écrire les comptes rendus des réunions et suivre leur validation et communication

Traiter et suivre les dossiers confiés par l'équipe de direction

> Participer à la coordination et au suivi des dossiers ou projets

> Organiser les évènements confiés par la direction

> Suivre le calendrier des instances et organiser les instances (AG, CA, CSA, Commission paritaire, conseil d'orientation, conseil de performance) et le suivi post-instances (comptes rendus, délibérations, ...)

> Organiser les déplacements de la direction et traitement de leur frais de mission

> Gérer le standard du GIP FCIP

> Être en appui des autres assistantes du GIP FCIP, collaborer avec les assistantes du SRAFPICA (rectorat)

Contribuer à la communication interne

> Contribuer à la communication interne en lien étroit avec le service communication et les R.H.

> Assurer la recherche, la synthèse et la diffusion de l'information

Bac +2 minimum
Nous apprécierons tout profil à l'écoute, capable de définir un besoin, ayant dans ses bagages techniques des outils d'organisation, de communication écrite et orale. Ce poste nécessite une grande autonomie, la prise d'initiative sera encouragée. La maîtrise des outils bureautiques est indispensable.

Connaissances : système éducatif / formation professionnelle
Savoir-faire : organiser et coordonner une activité / réaliser un reporting écrit ou oral clair et synthétique / élaborer et mettre à jour des tableaux de bord / rédiger, appliquer et mettre à jour une procédure / gérer un standard téléphonique
Savoir-être : discrétion, sens de la confidentialité / écoute active / réactivité, capacité d'adaptation