Assistant de Direction H/F - Service Public

Missions du service:
- Rattachement à la Direction, auprès du directeur et de la directrice adjointe

Raison d'être du poste:
- Assister le directeur et la directrice adjointe dans l'organisation et la gestion de leur travail
- Assurer auprès de la direction un premier niveau de prise en charge des informations (appels, dossiers) et d'orientation en vue de leur traitement
- Assurer le secrétariat de la direction et du Comité de Direction

Objectifs et enjeux principaux du poste:
L'assistant(e) de direction occupe un poste stratégique dans la fluidité du fonctionnement de la DDT en assurant le lien entre les différents services et/ou les partenaires extérieurs.

Appui auprès de la direction :
Sur le suivi du planning et des dossiers direction (du codir) :
- Préparation des dossiers pour les réunions de la direction et du corps préfectoral : suivre les productions, veiller aux délais et constituer les dossiers
- Assurer la liaison avec la Préfecture
- Gérer la BALU direction: appréciation des priorités et des alertes
- Gérer et suivre les agendas
- Suivi d'indicateurs (PPG)
- Contrôler la mise en place des consignes direction (charte courrier, bureautique, circuits internes...)
- Aider à la rédaction de notes et de courriers (qualité de l'expression rédactionnelle, présentation et composition correcte des dossiers)
- Assurer le classement des dossiers des directrices
- Gérer les congés et les déplacements des directeurs (organisation et suivi des frais de déplacement sous Chorus DT)

Sur les dossiers attachés à la mission grands projets d'aménagement :
- Assistance sur dossiers préparatoires aux réunions
- Aide au montage de documents communicants
- Aide au montage des conventions partenariales
- Appui à la production des PAC dans le cadre de l'aménagement foncier.

Savoirs

- Utilisation des outils bureautiques et informatiques
- Connaissance du service et des responsabilités de chacun
- Connaissance de l'environnement du service et des principaux interlocuteurs
- Connaissance des règlements intérieurs du service
- Suivre les différents délais, anticiper et alerter

Savoirs-faire

- Utiliser la charte bureautique
- Faire preuve de disponibilité matérielle et relationnelle
- Rédiger des courriers simples
- Savoir hiérarchiser l'importance des informations
- Accueillir, écouter et communiquer avec amabilité, courtoisie et diplomatie
- Savoir publier des articles sur intranet

Qualités relationnelles

- Discrétion
- Capacité d'adaptation aux situations et aux interlocuteurs
- Réactivité, dynamisme
- Sens des relations humaines
- Rigueur