Assistant·e du Pôle Travail H/F - Service Public

La DREETS Nouvelle-Aquitaine a été créée le 1er avril 2021.

Au sein de la DREETS, le pôle Travail met en oeuvre de la politique du travail dans la région, notamment pour l'amélioration des conditions de travail, la prévention des accidents et des maladies professionnelles, la promotion de l'égalité professionnelle, la lutte contre le travail illégal ou la fraude au détachement.Activités de secrétariat général:

* Accueil et orientation des communications téléphoniques ; gestion du courrier ; gestion des agendas.

* Préparation des dossiers au préalable des réunions ou des entretiens

* Appui à la préparation des réunions, groupes de travail, colloques ou autres manifestations

* Mise en forme des courriers, décisions, procès-verbaux de réunions

* Gestion des boîtes de messagerie institutionnelle

* Classement, archivage

* utilisation de CHORUS-DT

Assistance administrative :

* activité dirigée notamment vers les demandes du chef de Pôle, la mission Animation/Pilotage et la mission Santé/Sécurité.

* participation à l'instruction de la mesure de l' égalité professionnelle femme homme jusqu'à l'édition des certificats administratifs (exploitation SI-EgaPro, suivi Wikit et Suit)

* recueil et consolidation des statistiques et suivi d'activité des services (exploitation Delphes)

* suivi des décisions du pôle T relatives, aux délégations de pouvoir, affectation des agents du SIT, délimitation des UC et autres décisions du Dreets sur le champ Travail

Spécificités du poste / Contraintes :

Capacité à rendre compte auprès du chef de Pôle

Capacité à travailler en réseau avec les antennes du pôle T de Limoges et Poitiers, également, le cas échéant, les deux UCR et la mission SAR.

Capacité à s'investir avec des agents exerçant des métiers différents au sein de l'antenne

Faire preuve de réserve et de discrétion

S'inscrire dans le collectif des assistantes de l'ensemble des pôles de la DREETS, y inclus l'assistante de direction, notamment dans l'organisation des intérims, avec la perspective à terme d'un fonctionnement en réseau entre les différentes assistantes.

Les compétences requises sur le poste ainsi que la lettre correspondant à la légende ci-dessous.

E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles solutions, former d'autres agents, être référent dans le domaine.
M : Mettre en oeuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus, conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous le contrôle d'un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l'activité ou le processus (vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global...)

Connaissances :
- Compétences techniques dans le domaine du secrétariat et de l'assistance administrative M
- Connaissance de l'organisation, des missions, du fonctionnement et des conditions d'intervention des services et du Ministère A
- Connaissance de l'environnement institutionnel, économique, social et technique et des institutions et des acteurs clés avec lesquels le supérieur hiérarchique est en relation N

Savoir-être :
- Rigueur et fiabilité E
- Qualités relationnelles M
- Savoir apporter une assistance administrative E
- Réactivité E

Savoir-faire :
- Savoir utiliser l'ensemble des outils bureautiques et NTIC E
- Savoir s'organiser et se rendre disponible M
- Savoir travailler en réseau M
- Capacité à identifier les risques M
- Savoir analyser ou faire une synthèse pertinente des situations N