Chef.Fe de Service Adjoint·e - Service Immobilier et Soutien H/F - Service Public

Le service Immobilier et Soutien (IS), rattaché au Secrétariat Général, est en charge :
- de la connaissance du patrimoine et du pilotage de l'ensemble des travaux et opérations de maintenance programmées sur celui-ci;
- de l'ensemble des actions en matière de logistique et de services à destination des directions et usagers de l'établissement.

Le service IS est composé de 25 personnes, réparties de la manière suivante :
- chef.fe de service et chef.fe de service adjoint.e
- la cellule Pilotage Expertise et Support (6 personnes - sous responsabilité du/de la chef.fe de service adjoint.e)
- le pôle Logistique et Service (8 personnes dont un.e responsable de pôle)
- le pôle Projets et Exploitation (9 personnes dont un.e responsable de pôle)

L'institut dispose d'un patrimoine immobilier d'environ 40 000m2 (hors résidences étudiantes ) dont il assure l'exploitation, la maintenance et la pérennité. Il exerce également la maîtrise d'ouvrage pour l'ensemble des opérations d'amélioration, de rénovation ou de construction immobilières.Enjeux du poste
Les enjeux majeurs définis au sein du service Immobilier et Soutien pour ce poste sont :

1. Piloter et / ou co-construire et déployer la stratégie du service dans les divers domaines d'activités ;
2. Assurer le management hiérarchique et le pilotage opérationnel des activités de la cellule « pilotage expertise et support » qui lui est rattachée et qui a vocation à offrir à l'ensemble du service et à sa direction les outils de pilotage technique, administratif et financier,
3. Garantir la qualité des expertises techniques, financières et réglementaires en support du service (dans ses domaines d'activité)
4. Assurer les relations en interfaces avec les services collaborateurs / partenaires (principalement Affaires Financières, Service facturier, Service Achats, Service Informatique) afin de consolider les modes de fonctionnement notamment en mode projet
5. Construire une relation de travail en binôme avec la cheffe de service, équilibrée et agile, fondée sur la confiance mutuelle, la transparence et l'efficacité pour garantir le bon fonctionnement du service, en lien étroit avec les deux autres managers (cheffe de pôle Logistique et Service et Cheffe de pôle Projets et Exploitation)

Missions :
Les principales missions, décrites ci-dessous, ne sont pas exhaustives et sont susceptibles d'évoluer notamment en fonction du plan de charge du service. De même, la répartition des missions et responsabilités entre cheffe de service et adjoint.e pourra être adaptée en fonction des compétences de.de la candidat.e dans le cadre d'un dialogue régulier.

Missions principales

1 / Pilotage stratégique

- Piloter et/ou contribuer aux actions visant à la définition puis la mise en oeuvre et la mise en cohérence de la stratégie d'ensemble du service ( notamment des volets immobiliers, logistiques/services, développement durable, Système d'Information du Patrimoine Immobilier (SIPI), financier)
- Piloter l'élaboration des outils de pilotage et leur suivi(tableaux de bord et indicateurs) pour éclairer la prise de décision et contribuer à la qualité des actions menées par le service
- Piloter et animer les comités de son ressort (notamment comité casernement, dialogue de gestion, performances énergétiques, comité infrastructures...)
- Identifier et anticiper les risques (juridiques, techniques, financiers) dans le domaine d'activités et proposer des solutions en mode collaboratif
Sur l'ensemble de ces sujets, la réflexion et le pilotage seront menés en binôme avec la cheffe de service

2/ Management de la « cellule Pilotage Expertise et Support » et la coordination des activités
- Manager une équipe pluridisciplinaire: accompagner au maintien et/ou développement des compétences, fédérer
- Assurer un climat de travail stimulant pour chacun.e
- Garantir un niveau optimal d'information et d'échanges au sein de l'équipe, en interne au service IS et avec les autres services
- Assurer la coordination des activités de la cellule

SAVOIR -FAIRE

* pilotage stratégique et maîtrise des outils de pilotage
* gestion de projet
* expertise technique, juridique, réglementaire et financière en immobilier public (stratégie patrimoniale , Code de la commande publique, urbanisme, fiscalité, propriété,ERP,....)
* élaboration et suivi de budget en comptabilité publique
* capacité d'analyse et synthèse

* gestion immobilière (conduite d'opérations)
* analyse des risques
* utilisation avancée des outils informatique et de pilotage (dont SIPI, gestion de projets, tableaux de bords)
* sensibilisation à la démarche qualité et à l' amélioration continue

SAVOIR-ETRE

* leadership et collaboration - capacité à travailler en binôme
* esprit d'équipe
* organisation - rigueur - méthode
* autonomie et prise d'initiative
* forte capacité de communication (qualité et aisance tant à l'écrit qu'à l'oral)
* aisance relationnelle
* gestion des conflits

* ouverture d'esprit, curiosité
* adaptabilité
* capacité d'innovation, créativité