Adjoint·e à la Cheffe de Service des Ateliers et Moyens Techniques H/F - Service Public

Sous l'autorité de la cheffe de service des AMT, il/elle est chargé.e d'assurer, auprès de la cheffe de service des ateliers et moyens techniques, un suivi transversal des opérations sur les aspects techniques, budgétaires, administratifs et juridiques.

Il peut venir en soutien aux équipes en tant que de besoin sur ces questions.Dans le cadre de sa mission, il/elle est notamment chargé.e de:

Suivi technique

· superviser l'équipement des ateliers, en collaboration avec les chefs d'ateliers : assurer le suivi du parc des machines et de leur maintenance, assurer le suivi des travaux de mise aux normes des ateliers, gérer le parc de matériel commun à l'ensemble des équipes

· assurer une veille réglementaire et technique (mise aux normes des machines, suivi de l'évolution technique des matériels...)

· valider les échéanciers et les cahiers des charges des expositions et des ateliers, en lien avec les régisseurs

· proposer, avec les équipes, un modèle de cahier des charges des espaces d'exposition et en suivre l'actualisation

· en tant que de besoin, assister les équipes en leur apportant une expertise technique (validation, propositions, diagnostic...)

Suivi budgétaire, administratif et juridique

· assurer le suivi du budget de fonctionnement et d'équipement en collaboration avec l'attaché de gestion, les régisseurs et le service administratif et financier (SAFI), comprenant la préparation des échéances budgétaires (BP, DM, clôture)

· rédiger et suivre les mises en concurrence et marchés du service ; tenir à jour l'échéancier des marchés

· assurer l'interface avec le SAFI et la direction juridique et financière (DJF) sur le traitement comptable et juridique de certains dossiers

· informer, former et appuyer les agents du service sur les procédures administratives

Il/Elle peut être amené.e à réaliser des études sur l'un de ces domaines ou à participer à des instances internes afin d'apporter une contribution technique dans sa spécialité.

Il/Elle assure l'intérim de la cheffe de service en son absence

savoir

· connaissance des métiers techniques des lieux d'expositions

· connaissance dans le domaine de l'organisation d'événements

· connaissance approfondie des règles administratives, procédures, méthodes et outils de gestion propres à un établissement public administratif (notamment connaissances juridiques en matière de marchés publics)

· connaissance des techniques d'organisation et de planification

savoir-faire

· établir des prévisions d'activité en termes d'objectifs, de budgets d'organisation et de moyens

· concevoir des outils d'aide à la décision (tableaux de bord, étude, simulation, indicateurs, etc....)

· rédiger avec un esprit d'analyse et de synthèse (compte rendus de chantiers, contrats, pièces techniques du marché)

· animer et piloter une équipe, accompagner le développement des compétences des agents

· mobiliser ses équipes autour des missions du service

· évaluer la pertinence et la cohérence d'une décision, d'un dossier et d'un acte administratif

· s'intégrer dans une équipe et coopérer en y apportant une contribution efficace dans le cadre d'une réalisation collective

· gérer les situations d'urgence

· négocier, convaincre, régler les litiges

· coopérer et échanger des informations dans le cadre d'un réseau professionnel interne et externe

· s'exprimer en public et devant des auditoires variés

· maîtriser les outils bureautiques standards et les applications spécialisées

· maîtriser la langue anglaise