Assistant Formation H/F - Hyprevia Formation

Description du poste
Créé en 2002, Hyprevia Formation est un organisme de formation qui intervient dans le cadre de formations programmées (stages inter-entreprises) ou dans le cadre de formations sur mesure en entreprise. Hyprevia Formation intervient dans 3 domaines d'activités :
- Sécurité au travail
- Métiers de la viande
- Hygiène, qualité et sécurité alimentaire
Sous la responsabilité de sa supérieure, l'assistant(e) de formation assurera l'information du public et la gestion administrative des dossiers en lien avec les activités du pôle. Il-elle travaillera en relation permanente avec les formateurs et les stagiaires.
Activités principales
- Accueillir et informer le public sur les formations, les financements (accueil physique, téléphone, mails)
- Gérer les dossiers de financement des formations (renseigner et suivre les demandes de financement, émettre des devis, éditer les contrats et les conventions de formation professionnelle, s'assurer de leur signature avant l'entrée en formation)
- Assurer le suivi des dossiers administratifs (recueillir les documents nécessaires à l'inscription en formation, suivre les paiements, contrôler et déclarer les présences, renseigner les bases de données avec précision, effectuer les classements et l'archivage des dossiers)
- Organiser les formations (réservation des salles, convocation et accueil des stagiaires, organisation des déplacements des intervenants, gestion de la documentation)
- Participer à la gestion des enquêtes de satisfaction
- Renseigner les applicatifs et tenir à jour les différents tableaux de bord
Profil et compétences recherchées (savoirs, savoir-faire, et savoir-être) :
- Formation et/ou expérience professionnelle dans le domaine de la gestion administrative ou de la formation
- Connaissances des principes régissant le domaine de la formation
- Maîtrise des outils bureautiques (pack office), idéalement connaissance du logiciel NEVEA
- Pratique des bases de données
- Qualités rédactionnelles : excellente maîtrise de l'orthographe et de la grammaire
- Qualités personnelles : excellent sens du relationnel, capacité d'écoute, goût du travail en équipe, curiosité, prise d'initiative, réactivité, capacité à travailler en toute autonomie, rigueur, organisation et discrétion.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Législation sociale,Concevoir des supports de suivi et de gestion,Réaliser des déclarations réglementaires

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.