Assistante de Gestion Administrative - Mairie de Lingolsheim H/F - Communes

Mission du poste
- Accueillir, orienter et informer les familles.
- Assurer le suivi administratif des dossiers des familles
- Gérer la facturation et la régie Famille.
- Seconder le secrétariat du pôle enfance

Activités principales

Assurer la gestion administrative du pôle petite enfance :
- Réceptionner et suivre les appels téléphoniques, les courriers, les courriels de la Petite Enfance (externes et internes)
- Classer et archiver tous types de documents (papier et numérique)
- Établir les ordres de mission pour les déplacements des professionnels
- Gérer l'agenda en ligne du Pôle Petite Enfance
- Gérer le répertoire des partenaires et des fournisseurs du PPE
- Avertir la société de surveillance pour les réunions en dehors des horaires d'ouverture du service

- Gérer la logistique du Pôle Petite Enfance : documentation, fournitures, commandes...
- Gérer les abonnements des revues professionnelles et des magazines pour enfants

- Elaborer des documents internes à la Petite Enfance (procédure, tableaux de bord...) et en assurer la mise à jour
- Accueillir, informer, orienter les familles vers les Maisons de l'Enfance, le RPE et le LAEP
- Prendre les rendez-vous du guichet unique Petite Enfance.
- Traiter les demandes des familles et analyser leur besoin avec la directrice Enfance et Famille
- Constituer et mettre à jour le dossier unique de l'enfant (revenus, situation familiale... sur le logiciel AGORA, archivage)
- Centraliser, saisir et gérer les pré-inscriptions et les admissions (logiciel AGORA...)
- Préparer les commissions d'attribution des places et assurer le suivi (constitution des dossiers, courriers réponse...)
- Commander les repas destinés aux enfants des multi-accueils et au personnel des services municipaux et vérifier les factures des prestataires
- Participer aux réunions direction du Pôle Petite Enfance

Facturation :
- gérer, vérifier et envoyer les factures aux familles par mail
- envoyer les emails de relance

Régie Famille :
- tenir à jour le journal des opérations de la régie
- assurer la tenue de compte de dépôts des fonds
- assurer le suivi des impayés en collaboration avec le service des Finances

Expérience similaire souhaitée

- Maîtrise des outils bureautiques (word, excel, power point, outlook...)
- Connaissance des techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Connaissance de l'environnement territorial
- Connaissance du règlement du Pôle Petite Enfance
- Rédiger et mettre en forme une note, une lettre, un courriel
- Organiser et gérer son temps, savoir anticiper
- Communiquer avec les familles
- Transmettre des informations
- Gérer la confidentialité des informations et des données
- Hiérarchiser les demandes et gérer les urgences
- Bonne expression écrite et orale
- Méthode, rigueur, organisation
- Discrétion, diplomatie
- Autonomie, initiative et réactivité
- Politesse, qualités relationnelles