Assitant de Direction - Gestion Administrative H/F - Gouget Sauvage Electricite

Nous recherchons un(e) assistant(e) de direction dans le cadre d'un départ à la retraite. En tant que véritable bras droit du dirigeant, vous serez au coeur de la vie quotidienne de l'entreprise. Vos missions seront variées et stimulantes.

Important : Une période de passation d'environ 6 mois est prévue avec la personne actuellement en poste afin d'assurer une transition en douceur et une transmission complète des connaissances et des responsabilités.

Secrétariat

- Réception, tri, traitement et archivage des courriers et principalement des e-mails.
- Gestion des appels téléphoniques et messages.
- Rédaction des courriers / mémos internes et externes.

Marchés publics et appels d'offres

- Lecture et analyse des règlements de consultation et autres pièces des appels d'offres
- Préparation partie administrative des A.O.

Gestion des chantiers

- Création des dossiers chantiers et suivi administratif de ces derniers (notifications, ordres de services, avenants, gestion clauses d'insertion sociales, cessions créances BPI, avances forfaitaires, cautions bancaires, création et diffusion des PPSPS etc)
- Rédaction mails et courriers liés aux marchés. Relations téléphoniques avec les MOE et MOA si nécessaire.

Comptabilité et gestion financière

- Saisie toutes opérations comptables (logiciel Sage 100 comptabilité Essentials).
- Rapprochements bancaires.
- Suivi des encaissements clients (relances) et paiement des fournisseurs (préparation virements)
- Préparation du bilan

Gestion du personnel

- Recrutement : annonces, participation aux entretiens d'embauche, rédaction contrats, DAPE et autres déclarations, cartes BTP, visites médicales
- Préparation des éléments de paie mensuels et transfert au Cabinet comptable, vérification et diffusion des fiches de paie
- Gestion notes de frais
- Gestion EPI et vêtements de travail
- Rédaction et diffusion mémos à caractère social
- Gestion des absences, congés, accidents du travail, arrêts maladie.
- Suivi disciplinaire, procédures licenciements en relation avec le cabinet comptable.
- Organisation de la formation continue et suivi des dossiers de prise en charge par l'OPCO Constructys.
- Entretiens annuels
- Elections CSE
- Suivi stagiaires et intérimaires détachés
- Création / mise à jour des documents obligatoires (DUER, règlement intérieur, consignes et affichages sécurité...).

Flotte automobile, assurances, fournisseurs hors matériel et divers

- Gestion de la flotte automobile : achats, assurances, contrôles techniques, entretien, sinistres.
- Gestion des assurances : responsabilité civile et décennale, locaux etc
- Gestion des fournisseurs hors matériel : fournitures, énergie, téléphonie, maintenance, copieur, fournitures diverses, nettoyage etc
- Préparation et participation aux éventuels contrôles (URSSAF, Fisc, Caisse Congés payés, Inspection du travail, CRAMIF, etc)

Certifications

Gestion des dossiers annuels Qualibat et Qualifelec

Profil recherché

Expérience confirmée (minimum 5 ans) en assistanat de direction idéalement acquise dans le secteur du bâtiment

Bac +2 minimum

- Connaissance des marchés publics et procédures administratives liées au secteur du bâtiment appréciée
- Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, Outlook). Une bonne connaissance de la comptabilité bâtiment serait un atout
- Excellente organisation, rigueur, autonomie et esprit d'initiative
- Capacité à gérer simultanément plusieurs missions et priorités, bon relationnel interne et externe
- Communication orale et écrite fluide (rédaction courriers et notes en totale autonomie)

Vos atouts pour réussir dans ce rôle :

Vous justifiez d'une expérience réussie sur un poste similaire.

Une connaissance des spécificités du secteur du bâtiment, notamment des marchés publics, serait un atout majeur.

Votre pertinence, votre polyvalence, votre dynamisme et votre aptitude à prendre des décisions seront des qualités essentielles pour mener à bien vos missions.

Votre savoir-être sera aussi déterminant que votre savoir-faire pour vous intégrer à notre équipe et contribuer à l'ambiance conviviale de l'entreprise.

lon profil et expérience ( 35 000 - 40 000 € brut/an)

À propos de nous

Notre entreprise à taille humaine est spécialisée dans les travaux d'électricité générale dans le secteur du bâtiment et travaille essentiellement pour les marchés publics.