Nantes Université Recrute Un·e Assistant·e de Formation pour l'Iae H/F - Nantes Université

L'Institut d'administration des entreprises (IAE) de Nantes est un institut d'économie et de management qui
propose des filières complètes et diversifiées du niveau L1 au Doctorat. Ces formations s'adressent à des publics
de formation initiale constitués d'étudiants suivant un parcours complet en économie et en gestion mais aussi à
des étudiants issus d'autres composantes universitaires et désirant acquérir une double compétence à la fin de
leurs parcours initiaux. Certaines formations se déclinent également en alternance ou en formation continue
pour répondre à des besoins spécifiques des professionnels de certains secteurs d'activités. L'enseignement
réalisé dans les 50 parcours de formations proposés par l'Institut est dispensé par 90 enseignants chercheurs et
400 vacataires professionnels choisis pour leur expertise dans leurs domaines.
Place de l'agent dans l'organigramme du service : sous la responsabilité hiérarchique de la coordinatrice administrative du département Management et travail en lien direct avec les responsables de formation.L'assistant-e de formation assure la gestion administrative des formations qui lui sont confiées. Il (elle) travaille en lien avec les enseignants des différents parcours concernés pour accompagner les étudiants tout au long de leur année universitaire.

· Recruter les étudiants de l'année N+1:

- Suivre les candidatures, convocations, préparation des entretiens, jurys de recrutement et listes d'attente.

· Préparer les rentrées universitaires:

- Suivre les étudiants partis à l'étranger ou en césure, créer les listes d'étudiants, réaliser un trombinoscope par formation, réserver des salles, insérer et mettre à jour des plans de cours sur MADOC, réaliser les inscriptions pédagogiques sur TIGRE, suivre de la complétude des inscriptions en collaboration avec le service scolarité et contrôler la disponibilité des intervenants sur l'année N+1

· Gérer les emplois du temps et piloter le bon déroulé administratif de cours :

- Elaborer les emplois du temps des formations gérées, suivre les annulations de cours pour repositionnement, imprimer les supports de cours, gérer les feuilles d'émargement, accompagner au quotidien les enseignants et les étudiants

· Piloter l'organisation des stages:

- Rédiger les conventions et les avenants de stage, assurer le suivi des signatures, conserver et stocker la documentation, organiser les soutenances de stage

· Gérer les examens :

- Réaliser le planning des examens, envoi des convocations, réservation des salles, reprographie des sujets, édition des listes d'émargement et des PV de surveillance.

- Organiser les sessions (écrits et soutenances), saisir les notes dans le logiciel TIGRE, envoyer les résultats aux tuteurs et étudiants, préparer la session de rattrapage

· Assurer l'accueil physique et téléphonique:

- Assurer un accueil physique, orienter les interlocuteurs internes et externes et assurer l'interface avec les différents intervenants.

- Formation et/ou qualification : Bac +2 (gestion administrative, RH, comptabilité)

- Expériences antérieures bienvenues pour occuper le poste: 2 à 5 ans

Poste ouvert aux agents susceptibles de se prévaloir d'une priorité légale conformément aux dispositions de l'article L.512-19 du Code Général de la Fonction Publique (sur présentation d'un justificatif).

Compétences et connaissances requises

Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires:

- Techniques de communication

- Techniques d'accueil téléphonique et physique

- Connaissance de l'offre de formation de l'IAE de Nantes

- Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique

Savoir-faire opérationnels:

- Savoir rendre compte

- Travailler en équipe

- Mettre en oeuvre des procédures et des règles

- Savoir planifier son activité et respecter les délais

- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité, les bases de données et les logiciels de bureautique

Savoir-être:

- Réactivité particulièrement dans les périodes de forte affluence

- Capacité d'adaptation

- Sens relationnel

- Sens de l'organisation

- Rigueur, fiabilité