Chargée d'Accueil d'Information et de Gestion Administrative H/F - Service Public

L'agent évolue au sein du pôle ressources et activités transverses, pôle intégré à de la direction des Etudes et de la Vie Universitaire (DEVU). Il·elle est placé·e sous l'autorité hiérarchique de la responsable de pôle.

- Au sein du Guichet unique et dans les limites du périmètre de la DÉVU, l'agent a pour mission d'assurer l'accueil et l'information des usagers et une partie de la gestion administrative.
- Cette mission est assurée en binôme, en collaboration avec la direction et les autres pôles de la DÉVU et en lien avec les services et composantes de l'université.MISSION

Activités liées à l'accueil et à l'information des usagers

- Dans le cadre de l'Espace Accompagnement, assurer l'accueil du public (lycéens, étudiants, public en reprise d'études, candidats étrangers...)et lui fournir des informations générales sur l'ensemble des procédures coordonnées par la DÉVU
- Traiter les demandes formulées par téléphone et via l'adresse mél ****@****.**
- Pour les demandes complexes, planifier un rendez-vous individuel ou transmettre au référent
- Participer aux journées portes ouvertes de l'université et aux journées de rentrée

Activités liées la gestion administrative

- Réceptionner et vérifier la recevabilité des dossiers transmis par les usagers, puis les transmettre aux référents
- Traiter des demandes de retrait et d'envoi de diplôme
- Éditer ou produire, à la demande, des documents de scolarité: certificats de scolarité, relevés de notes, attestation de réussite, reconstitution des parcours effectués avant 1997 (attestations de blocs)
- Participer aux tâches administratives courantes (ex: courrier)
- Gérer les demandes de rendez-vous des étudiants en situation de handicap pour le relais handicap
- Alimenter les tableaux de bord de suivi d'activité et produire un bilan annuel
- Décliner les activités du périmètre du guichet unique en procédures
- Traiter les demandes de transferts de dossiersuniversitairessortants
- Être le correspondant fonctionnel de ESUP-Transferts (application de gestion des transferts universitaires)
- Assurer la gestion opérationnelle des archives: réception, contrôle, tri et classement des dossiers des étudiants non réinscrits: interlocutrice guichet unique pour l'archiviste de l'université R2 (DAJI)
- Participer aux missions et activités transversales du service

Connaissances

- Techniques d'accueil téléphonique et physique (maîtrise ou expert)
- Bonne connaissance du public, de ses besoins et de ses attentes (maîtrise ou expert)
- Connaissance des règles de fonctionnement de l'Université et de l'organisation des formations (maîtrise ou à acquérir)
- Bonne connaissance du système éducatif, notamment de l'enseignement supérieur et de la réglementation en vigueur (maîtrise ou à acquérir)
- Maîtrise des procédures et des calendriers d'inscriptions (maîtrise ou à acquérir)
- Connaissance des applications Apogée et E-Candidat (maîtrise ou à acquérir)

Compétences opérationnelles

- Accueillir le public
- Utiliser des outils bureautiques
- Rédiger des documents
- Travailler en équipe
- Rédiger des mails
- Compétences linguistiques en anglais souhaitées

Compétences comportementales

- Sens relationnel
- Grande rigueur
- Sens de l'organisation
- Réactivité
- Capacité à analyser les problèmes et les résoudre en lien avec sa hiérarchie