Chargé de Scolarité Licence en Architecture H/F - Service Public

La Direction des études est composée d'une Directrice et d'une adjointe, chargée de la scolarité. L'équipe est organisée par cycle d'enseignement (licence, master, apprentissage, post-master) et par missions transversales (admissions, insertion).

Liaisons hiérarchiques : Directrice des études

Liaisons fonctionnelles : ensemble des services de l'école, enseignants, université gustave eiffelAu sein de la Direction des études, le chargé de scolarité 1er cycle (étudiants cursus architecte, étudiants des doubles cursus ou en apprentissage) travaille dans une équipe polyvalente de gestion de la scolarité (licence, master, post-master, apprentissage).

Missions de suivi de la scolarité des étudiants :
- assurer la gestion et le suivi administratif de la scolarité des étudiants en 1er cycle (en lien avec les autres membres de l'équipe de chaque cursus);
- gérer les inscriptions administratives et pédagogiques (environ 350 étudiants);
- traiter les mails reçus et renseigner les usagers (téléphone, mails, accueil au sein du service) pour le premier cycle ;
- assurer le suivi administratif de la scolarité des étudiants en échange, mobilité entrante et sortante;
- collecte des données relatives aux enquêtes.

Missions de coordination pédagogique :
- assurer un lien de coordination entre les étudiants et les équipes enseignantes ;
- organiser, animer et rédiger les compte-rendus des panels de chaque année ;
- gérer et coordonner les examens, rendus de projet et des rattrapages ;
- mettre à jour de l'emploi du temps hebdomadaire en collaboration avec le service des espaces pédagogiques ;
- préparer et animer des jurys de scolarité dont les jurys règlementaires de licence ;
- préparer et animer des commissions d'orientation ;
- gérer des parchemins de diplômes DEEA ;
- centraliser et envoyer des invitations extérieures de jurys de projet et de rapport d'études
- contribuer à la création des différents outils et tableurs nécessaires pour le suivi de la scolarité des étudiants.

Appétence nécessaire pour le milieu de l'enseignement supérieur et goût pour le contact avec les étudiants.

Compétences : Connaissance de l'administration et de son fonctionnement

Savoir-faire : Maîtrise des outils bureautiques et en particulier Excel, capacité à structurer et organiser un processus administratif, maitrise des outils informatiques et plateformes et l'environnement informatique, savoir rédiger de manière synthétique.

Savoir-être : Rigueur, sens de l'organisation, capacité de travail en équipe, capacité d'écoute et disponibilité pour accompagner les étudiants, capacité à hiérarchiser les priorités.