Gestionnaire Administratif H/F - Service Public

Le cabinet du président de l'UPHF est une cellule stratégique rattachée directement au président de l'université, le Pr Abdelhakim Artiba.

Son rôle consiste à assister le président dans ses missions de gouvernance, de pilotage stratégique et de représentation de l'établissement. Il coordonne les missions de conseillers et chargé·e·s de mission.

Le cabinet est également un relais clé entre la présidence et les différentes instances de décision de l'université : le conseil d'administration, les services administratifs, les vice-présidences, etc.Mission principale:

Le/la Gestionnaire Administratif/ve recueille, traite et facilite la circulation de l'information nécessaire auprès de la présidence.

Il·elle accompagne la communication externe et interne de la gouvernance.

Il·elle accompagne les manifestations et événements en lien avec la communication et les relations internationales (cérémonies protocolaires, accueil de délégations étrangères, voeux, palmes académiques, cérémonie des retraités, assemblées...)

Il·elle est garante de la qualité de l'accueil de la présidence.

Tâches et activitées liées au poste:

Suivi et veille des agendas de la présidence au sein du cabinet

Préparation / organisation logistique et matérielle de réunions

Planification et gestion des déplacements (missions, réunions, conférences et colloques)

Réalisation de travaux préparatoires aux réunions (recherche d'informations, constitution de dossiers, courriers)

Diffusion des informations émanant de la présidence à l'ensemble des services internes et/ou externes

Définir et mettre en oeuvre des procédures de gestion facilitant le traitement de l'information interne et externe

Appui à la préparation de dossiers stratégiques (COMP, HCERES...) et la gestion des relations avec les partenaires externes (rectorat, communauté d'agglomération...)

Diffusion des informations émanant de la présidence à l'ensemble des services qui y sont rattachés en lien avec le service communication

Organisation d'événements portés par la présidence

Participation à la politique d'archivage de l'établissement - rôle de correspondant/référent

Collaboration avec les services adossés à la présidence (DCom + SAC + PRI), la DG et autres SC-SG

Compétences et connaissances requises :

Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur, de la recherche et des Universités

Maîtrise des techniques de communication orale et écrite

Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat

Maîtrise de WORD, Excel, POWERPOINT, et des outils de messagerie

Savoir créer et utiliser des tableaux de bord et outils de planification et suivi

Savoir évaluer et hiérarchiser des besoins

Savoir planifier et respecter des délais dans un calendrier et un cadre de gestion

Savoir gérer les aléas

Maîtrise de la communication

Compétences comportementales attendues:

Sens de l'initiative

Capacité d'adaptation

Réactivité

Capacité à gérer le stress

Sens relationnel, souplesse

Discrétion, réserve, sens de la confidentialité

Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique

Capacité d'anticipation

Sens de l'écoute

Sens du service public

Disponibilité

Diplôme, formation ou expérience requise :

Bac/ Bac +2 Secrétariat de Direction serait un plus
Anglais niveau B1

Expérience souhaitée : 3 à 5 ans dans un poste similaire