Assistant·e à l'Adjointe du Service Formalités Administratives - Mairie de Reze H/F - Communes

Au sein de la direction des affaires générales et juridiques, le service des Formalités administratives/Accueil a pour objectif la fourniture de prestations liées à la vie civile et citoyenne des usagers (état civil, élections, funéraire, recensement...) tout en assurant un accueil de qualité à l'Hôtel de Ville tant dans l'information et l'orientation des usagers que dans la délivrance de services (établissement du quotient familial, tarification solidaire pour les transports.

Dans le cadre d'un renfort, la ville de Rezé recrute un·e assistant·e à la responsable adjointe du service des Formalités Administratives-Accueil

Rigoureux ou rigoureuse et pédagogue, votre dynamisme et votre sens du service public vous permettent de mener à bien les missions suivantes :

Assurer l'encadrement quotidien et de proximité des agents du service :
- Organiser les plannings de travail des équipes
- Assurer la gestion des boites mails (boites structurelles du service pour un suivi auprès des agents)
- Intervenir en cas de difficultés avec un usager ou sur demande d'un collègue en l'absence de la responsable adjointe
- Co-animer les réunions de service

Gérer et coordonner les activités liées aux missions du service :
- Contrôler l'instruction des PACS, des mariages, des procédures de changement de prénom
- Gérer quotidiennement le suivi du courrier
- Rédaction de comptes-rendus de réunions et auditions
- Rédaction de courrier en réponse aux usagers

Participer à la préparation des élections :
- Organiser et préparer le matériel des élections en lien avec la responsable adjointe et les équipes
- Savoir utiliser les logiciels métiers pour les élections (Adagio et Soprano OPUS)
- Participer à la journée et soirée électorale
- Organiser la commission de contrôle des listes électorales en lien avec la responsable adjointe

Participer à des évènements ponctuels liés à l'activité du cimetière (connaissance en droit funéraire)

De formation juridique de niveau Bac +2, vous bénéficiez d'une expérience significative en Etat-civil et Elections. Une expérience sur un poste similaire serait fortement appréciée.
Vous avez une bonne connaissance des règles relatives à la rédaction des actes d'Etat-civil et de la réglementation en matière d'Etat-civil et d'élections. Vous maitrisez également la législation funéraire.
En capacité d'encadrer une équipe, vos aptitudes relationnelles vous permettent de faire preuve de diplomatie et d'écoute dans votre quotidien professionnel.
Vous faites preuve d'aisance sur les outils bureautiques. Vous faites preuve de réactivité, d'autonomie et savez prendre des initiatives pour répondre aux sollicitations diverses et trouver des solutions adaptées dans les situations urgentes.