Assistante de Direction H/F - AP-HP

MétierAssistanat secrétariat - secrétariatType de contratTitulaire ou CDDRémunérationSELON GRILLE SALARIALEService d'affectationDIRECTION DES EQUIPEMENTSPrésentation du service
La Direction des Equipements du GH APHP Sorbonne Université fait partie de la Direction des Investissements et Services Numériques.

Elle regroupe l'ingénierie biomédicale et les achats mobiliers et logistiques, pour mettre à disposition du groupe hospitalier des plateaux techniques adaptés et performants, ainsi qu'un environnement hôtelier de haut niveau. Son expertise technique permet d'accompagner les choix stratégiques de l'établissement. Elle est garante de la fiabilité et de la sécurité du parc d'équipements biomédicaux dans le respect de la réglementation relative à l'exploitation et la maintenance des dispositifs médicaux.

Elle est composée d'une directrice, de 9 ingénieurs biomédicaux, 29 techniciens biomédicaux répartis sur 6 des 7 sites, deux acheteurs en charge de des équipements mobiliers et logistiques et leur adjoint. Elle s'appuie sur un département administratif composé d'une responsable et de gestionnaires sur les secteurs de l'investissement et de la maintenance.Elle gère un budget d'investissement annuel de 24 millions € et un budget d'exploitation en maintenance biomédicale de 22 millions €, pour un parc installé d'environ 40000 équipements sur l'ensemble des sites.
Vos missions

MISSION GENERALE :

Assistante de Direction au sein de la Direction des Equipements, en binôme avec l'assistante de la Directrice des Equipements

Référente de 3 ingénieurs biomédicaux pour les missions de gestion des agendas et organisation de réunion

MISSIONS PERMANENTES :

· Secrétariat général :

· Permanence téléphonique pour la Direction des Equipements

· Gestion des agendas de 3 ingénieurs

· Organisation des réunions et constitution des dossiers liés

· Gestion inventaire technique des équipements biomédicaux :

· Suivi et mise à jour des équipements biomédicaux défalqués dans NSI Gestion

· Création et traçabilité par numéro d'incrémentation des dossiers de commande d'équipements biomédicaux à l'échelle du GH

· Gestion des prêts, mises à disposition, déclarations de don et défalcation

· Logistique de la Direction des Equipements

· Commandes diverses (fournitures de bureau, DA, Pharmacie)

· Demandes d'interventions techniques SAPHIR ou SMAX

· Suivi des colis (archivage des bordereaux d'expédition)

· Gestion de la présence au travail via le logiciel GESTIME : saisie des congés, formalités administratives, formations pour les personnels de la Direction des Equipements basés à PSL

MISSIONS PONCTUELLES:

· Gestion des candidatures lors de recrutement de personnel : transmissions, réponses, organisation de l'arrivée de la personne retenue

· Gestion des dossiers de stagiaires et apprentis : gestion des demandes email, réponses, constitution du dossier administratif ...)

· Permanence téléphonique et logistique de la cellule achats mobiliers

· Relance factures avant clôture d'exercice

Le poste d'assistante de direction est en interaction régulière avec :

·La Direction des Travaux et du Système d'information regroupées au sein de la Direction des Investissements

· L'économat de la DADDL et la plateforme logistique

· La Direction des Ressources Humaines

· Les assistantes des directions des sites et de la direction générale du GH

· Le corps médical et paramédical

· Les fournisseurs et industriels du secteur biomédical
Profil recherché
LA FORMATION ET/OU LES QUALIFICATIONS REQUISES
- Secrétariat

LES CONNAISSANCES PARTICULIERES REQUISES
- Utilisation des outils informatiques :
Outlook, Word, Excel, Power Point, SAPHIR, NSI GESTION, GESTIME

L'EXPERIENCE PROFESSIONNELLE REQUISE
- Capacité à animer, gérer les flux d'informations

LES QUALITES PROFESSIONNELLES REQUISES
- Rigueur
- Disponibilité
- Sens de l'organisation et des priorités
- Rôle relationnel important
- Esprit d'équipe
Schéma horaireJourTemps de travail7h30Horaires de travail7 H 36 à 100% avec une heure de pause méridienneTélétravailNon
Description de l'hôpitalSitué à Paris (13ème arrondissement), l'hôpital de la Pitié-Salpétrière est le premier groupe hospitalier français, regroupant 82 services répartis dans 90 bâtiments. C'est l'hôpital de référence notamment sur les spécialités suivantes: affections du système nerveux, pathologies cardio-vasculaires et métaboliques, pathologies infectieuses et immunitaires complexes, cancérologie et oncologie, greffe d'organe et de moelle osseuse, chirurgie, ou encore périnatalité. Référence de l'offre2025-18747