Gestionnaire Administratif Séjours de Vacances et Classes Environnement - Noisy·le-Grand H/F - Communes

Sous l'autorité hiérarchique du Coordinateur séjours vacances et classes environnement , vos missions principales sont de gérer les inscriptions et la gestion administrative.

À ce titre, vos missions se décomposent comme suit :

Gestion des inscriptions

* Accueil téléphonique et physique du public
* Gérer et contrôler les inscriptions des enfants aux séjours vacances et classes environnement.
* Transmettre ces données aux prestataires concernés
* Suivi des dossiers administratifs des enseignants pour les classes environnement
* Préparer les différents courriers aux parents : invitations aux réunions d'information, convocations départs...
* Constituer les dossiers d'inscription enfants (fiche sanitaire, trousseau, badges...)
* Gérer les prêts de vêtements ski.

Gestion administrative

* Participer à l'organisation générale des séjours vacances et des classes d'environnement (planification, suivi des dossiers, réunions, compte rendu...)
* Assurer le suivi administratif de chaque séjour et les situations des impayés.
* Assurer le lien avec l'Education nationale au niveau des classes d'environnement, notamment lors des absences du coordinateur.
* Assurer le lien avec les prestataires de service au niveau des séjours vacances, notamment lors des absences du coordinateur.
* Suivi des relations avec des prestataires de service et des enseignants
* Assurer des départs et retours classes d'environnement et séjours de vacances
* Contrôler le fonctionnement des blogs et messageries pendant les séjours
* Assister le coordinateur dans le suivi et l'évaluation des prestations et la réalisation de bilans
* Paramétrage des séjours vacances sur le logiciel metier
* Paramétrage de la facturation et des frais médicaux
* Gestion des bons de commande
* Gestion des arrêtés pour l'indemnisation des enseignants
* Complétude des tableaux de bord (activités, facturation...) et élaboration de statistiques
* Elaboration de document de communication (pour site Web de la ville, brochures, article magazine) en lien avec le coordinateur

https://www.emploi-territorial.fr/offre/o093251121000753-gestionnaire-administratif-sejours-vacances-classes-environnement?pk\_campaign=ep

Conditions particulières d'exercice :

* Lieu de Travail : Hôtel de ville
* Horaires et organisation du temps de travail : 37 h
* Télétravail : 1 jour /semaine
* Contraintes d'horaires tôt le matin ou tard le soir et le week-end lors des départs et retours des séjours + réunions familles le soir

Profil et compétences requises :

Connaissances :

* fonctionnement des collectivités territoriales
* fonctionnement du milieu scolaire
* Finance et comptabilité publique

Compétences techniques ou savoir-faire :

* Suivis budgétaire et comptable
* outil informatique et bureautique (Word, Excel, Powerpoint, logiciel metier...)
* techniques de secrétariat (élaboration de plannings, transmission et classement d'informations, mailings...)

Aptitudes :

* Aisance orale
* Aisance rédactionnelle
* Capacité à travailler en équipe
* Esprit d'initiative et autonomie
* Rigueur et sens de l'organisation
* Anticipation et réactivité
* Sens de l'écoute
* Discrétion professionnelle

Avantages :

* Rémunération statutaire
* Régime indemnitaire
* 13ème mois
* 25 jours de congés annuels
* Catégorie C : 37 heures de travail hebdomadaires, avec 12 jours RTT
* Télétravail possible (1 jour)
* Restaurant municipal
* Participation à un contrat de mutuelle santé labellisée et contrat de prévoyance optionnel
* Amicale du personnel
* Participation aux frais de transports ou participation au parking privé du centre-ville