Assistant de Direction H/F - Service Public

La direction des relations internationales et des partenariats entreprises (DRIPE) a pour missions principales d'une part de contribuer au développement des ressources propres de l'École en nouant diverses formes de partenariat avec les entreprises et acteurs socio-économiques ; d'autre part de développer la dimension internationale de l'École via des coopérations bilatérales et multilatérales et des activités à l'étranger, ainsi que de gérer les programmes de mobilité et leur financement.

En particulier, elle impulse, pilote et coordonne les relations entre les acteurs socio-économiques, en France et à l'étranger, en vue de contribuer à développer les ressources propres de l'École, sous diverses formes : contrats de recherche, chaires, soutien à l'enseignement, taxe d'apprentissage, formation continue. Dans le domaine de l'entrepreneuriat, elle stimule la création d'entreprises issues de projets étudiants et des laboratoires en liaison étroite avec la Direction de l'Enseignement et la Direction de la Recherche.Placé-e sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice de la DRIPE vous interviendrez en appui à l'ensemble de la Direction sur quatre types de missions :

Appui à la Direction :

- Organiser des réunions, consolider de notes et rapports,;
- Gérer les courriers, l'archivage et le classement des répertoires. Assurer la bonne transmission des décisions notes et partages d'information au sein de l'équipe et avec les autres Directions de l'Ecole ;
- Gérer les achats et les commandes de fournitures ;
- Agir en point de contact principal pour la DSI et pour la Dircom (référente intranet et site web)
- Assurer l'appui organisationnel pour la réception de délégations et invités, commandes, prestations, organisation d'événements en présentiel ou distanciel ;
- Assurer la préparation de l'accueil des nouveaux collaborateurs et stagiaires, en liaison avec le Service des Ressources Humaines ;

Collecte de la taxe d'apprentissage :

- Planifier la campagne, concevoir les plaquettes et emalings ;
- Piloter le prestataire, former les télé-opérateurs, suivre le marché attribué et la remise en concurrence ;
- Effectuer le ciblage des contacts entreprises, les mises à jour des bases de données
- Suivre la règlementation, établir les bilans et rapports de collecte et être force de proposition pour optimiser la collecte.

Assistance opérationnelle aux relations entreprises :

- Produire des statistiques, du Top 80 des partenariats, alimenter et extraire les données du CRM ;et suivre les indicateurs ;
- Organiser des événements : « les Matinales des Ponts » (ou événement similaire), piloter des prestataires, gérer des projets,
- Assurer la partie organisationnelle des événements d'entrepreneuriat, de relations entreprises, et les réceptifs des activités EELISA ;
- Assurer la mise à jour des supports de communications internes et externes (relations entreprises) en lien avec la Direction de la Communication ;

Gestion et budget :

- Assurer le rôle de gestionnaire budgétaire de la DRIPE, suivre les engagements et les marchés, ;
- Gérer les achats : établir les conventions, renouvellements de marchés, gestion dans ELAP
- Préparer les dialogues budgétaires et opérations de clôture budgétaire
- Assurer la liaison avec le Service des Affaires Budgétaires et Financières et l'agent comptable ;
- Notifier les conventions avec ou sans flux financiers ;
- Assurer le suivi des conventions de recette et des engagements de dépenses associés ;
- Appuyer les membres de l'équipe dans le montage et le suivi du budget
- Suivre l'état des dépenses et des recettes par convention
- Etre force de proposition sur l'amélioration des processus ;

Catégorie B (agent de maîtrise). Fonctionnaire ou contractuel (CDD 3 ans renouvelable) avec possibilité d'accueil en détachement. Poste à temps plein.
Formation niveau Bac +3 minimum avec une expérience professionnelle confirmée en assistanat de direction à haut niveau, et en support marketing ou relations entreprises.
La connaissance du milieu de l'enseignement supérieur et de la recherche serait un plus.

Connaissances/compétences exigées :

- Connaissance du fonctionnement et des attentes des entreprises ;
- Connaissance des méthodes de marketing (ciblage, message, mailings, relances);
- Connaissance du fonctionnement des marchés publics;
- Gestion de prestataires;
- Gestion budgétaire;
- Connaissance de ELAP ou progiciel similaire;
- Maîtrise de la collecte de la taxe d'apprentissage.

Qualités personnelles requises :

- Etre organisé-e, rigoureux-se, méthodique, précis-e, fiable.
- Avoir la capacité de coordonner plusieurs projets à la fois. Avoir le sens des responsabilités et savoir gérer les priorités.
- Respecter les échéances.
- Etre autonome et avoir le sens de l'initiative.
- Avoir une bonne capacité d'analyse et un esprit de synthèse.
- Savoir rédiger et être à l'aise dans la communication écrite et orale.
- Présenter des capacités relationnelles éprouvées.
- Etre capable de s'adapter aux personnes, aux situations et être réactif-ve.
- Faire preuve de curiosité intellectuelle et d'une ouverture certaine aux environnements multiculturels.
- Respecter la confidentialité, faire preuve d'une éthique professionnelle et de la réserve nécessaires à l'exercice de la fonction.

Connaissances informatiques : maitrise des outils Office, plateformes collaboratives (type MS Teams), utilisation d'un CRM, outil de gestion de contenu web et outil de gestion budgétaire.
Langues étrangères : anglais professionnel.

Ce poste est accessible aux personnes en situation de handicap.