Attaché de Direction H/F - Service Public

Les principaux enjeux de l'école sont :
- la mise en oeuvre du projet d'établissement, du COP, du SPSI et du schéma directeur de la vie étudiante, avec déclinaison dans toutes les activités (formation, recherche, partenariats, vie étudiante) et mise en place d'outils de suivi ;
- le positionnement dans une politique de site cohérente avec l'identité de l'école, en valorisant ses atouts (recherche, doctorat, qualité de l'enseignement, infrastructures, localisation) ;
- L'achèvement de la réorganisation de la gouvernance, du fonctionnement des instances et la clarification des procédures des fonctions supports.Sous la responsabilité et l'autorité de la directrice de l'École, la personne attaché de direction est également chargée d'assurer le secrétariat et le pilotage des instances de l'École :

Missions de secrétariat et de pilotage des instances auprès des Présidents d'instances, notamment CA, CPS : CPSR, CFVE et CR, CODIR :
· Coordonner et piloter la gestion de l'agenda des différentes instances, procéder aux notifications, réservations de salle, liens visios et procéder à l'organisation matérielle des réunions en lien avec la logistique,
· Coordonner, piloter et assurer la gestion des ordres du jour : recueillir les éléments nécessaires à l'élaboration des ordres du jour, les faire valider par les présidents et présidentes et les diffuser aux membres,
· Coordonner, piloter et assurer la gestion des documents : recueillir les documents auprès des différents contributeurs, contribuer à la conception des documents, les diffuser et les classer une fois validés,
· Procéder aux comptes-rendus des réunions, les diffuser et les classer une fois validés,
· Être force de proposition pour l'amélioration des procédures.

Missions d'attaché de Direction (notamment auprès de la Directrice, du directeur ou de la directrice adjoint ou adjointe et du président du Conseil d'administration):
· Coordonner, suivre et assurer la gestion de l'agenda de la Directrice et du Directeur adjoint,
· Coordonner, planifier, organiser et suivre les rendez-vous, réunions et déplacements de la direction,
· Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission de la Directrice (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions...)
· Concevoir des documents et les proposer à la directrice,
· Assurer l'accueil physique, téléphonique et numérique (gestion des messageries),
· Filtrer les appels ou les demandes en fonction de leur importance et des priorités,
· Assurer la gestion du courrier (enregistrer, trier et distribuer),
· Assurer la saisie, la mise en forme, la rédaction et la production de documents (courriers, notes, rapports, comptes-rendus de réunion, suivi de dossiers...),
· Coordonner et assurer l'interface entre les personnels de l'École et les interlocuteurs extérieurs,
· Organiser la gestion des archives administratives de la direction.
· Assister la Direction dans les tâches administratives, de fonctionnement de la direction, de transmission des informations et de coordination avec les interlocuteurs internes et externes de la direction.

L'attaché de direction pourra se voir confier des missions transversales ou la gestion de dossiers spécifiques : préparation de séminaires, organisation matérielle et rédaction des comptes-rendus de réunions, suivi de dossiers spécifiques, rapport d'activité, évaluation HCERES, évènements...

Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel) et de communication (powerpoint),
- Connaissance des normes rédactionnelles
- Connaissance des techniques de prise de notes (éventuellement sténographie)
- Techniques de secrétariat, classement et archivage,
- Bonne connaissance de l'environnement administratif, institutionnel et de l'enseignement supérieur.

Savoir-faire :
- Capacité d'adaptation aux exigences du poste et du contexte,
- Capacité à dialoguer et à coopérer avec les partenaires professionnels externes et internes
- Capacités à coordonner et à être force de proposition
- Réactivité
- Capacité d'analyse et de synthèse
- Capacité à prioriser
- Capacité à rendre compte des éléments importants à la direcrtrice,
- Faire preuve de rigueur, d'organisation et d'autonomie,
- Savoir travailler en équipe et adopter un relationnel bienveillant avec l'ensemble des interlocuteurs,

Compétences comportementales :
- Sens de l'organisation,
- Méthode et rigueur,
- Goût du travail en équipe et qualités relationnelles,
- Sens de l'accueil du public
- Sens des responsabilités et du service public
- Réactivité et adaptabilité
- Esprit d'initiative
- Résistance au stress