Adjoint Responsable Facturation H/F - VPSitex

Vpsitex, filiale française du groupe anglais VPS, est spécialisée depuis plus de 30 ans dans la sécurisation de logements vacants des bailleurs sociaux. Notre mission : sécuriser pour éviter les vols, les dégradations, les squats et les intrusions.

Nos équipes commerciales et techniques sont présentes dans une quinzaine de villes en France pour proposer nos services à nos clients : pose de portes blindées, alarmes, vidéosurveillance, etc.

Les fonctions Support sont basées à Paris 17ème et l'entreprise compte environ 250 collaborateurs au total.L'adjoint(e) responsable de facturation assiste le responsable de facturation dans la gestion, le suivi et le contrôle du processus de facturation. Elle veille à la fiabilité des données clients et à la conformité des factures émises, tout en garantissant le respect des délais et des procédures internes.

Dans la phase d'intégration, l'adjoint(e) responsable de facturation supervisera en direct une équipe régionale de facturation composée de 2 à 3 personnes pour permettre la prise en main des outils de facturation interne et la montée en compétence sur les connaissances spécifiques au secteur, aux clients. L'enjeu sera de comprendre l'ensemble du processus de facturation et d'apprendre à gérer et débloquer les situations complexes (litiges, facturation en attente). Il faudra donc apporter un soutien aux équipes en cas de difficulté et suivre la qualité, les délais de production de la facturation régionale.

Nous attendrons ensuite une contribution aux projets d'amélioration continue du service et d'évolution des outils, participer à la mise à jour des procédures et des bonnes pratiques, aider à la préparation et l'analyse des reporting mensuels.

Enfin l'adjoint(e) responsable facturation assurera l'intérim du responsable facturation en cas d'absence.

Activités et responsabilités :

1. Management

- Participer à l'animation de l'équipe de facturation,
- Former et accompagner les collaborateurs sur les procédures et outils de facturation,
- Assurer un relais hiérarchique en l'absence du responsable
- Favoriser un climat de travail positif et une communication fluide au sein de l'équipe

2. Gestion de la facturation

- Préparer, éditer et contrôler les factures clients selon les procédures établies.
- Vérifier la conformité des éléments de facturation (commandes, bons de livraison, contrats, tarifs...).
- Suivre les factures en attente de validation ou de transmission.
- Gérer les avoirs, les refacturations et les litiges simples.

3. Suivi administratif

- Assurer la mise à jour et la fiabilité des données clients dans le système de gestion.
- Participer aux rapprochements entre facturation et comptabilité.
- Contribuer à résoudre les litiges (en lien avec le service recouvrement)
- Produire des tableaux de suivi de l'activité (CA, factures émises, délais, écarts, etc.).

4. Appui au responsable de facturation

- Participer à l'amélioration des processus internes (automatisation, reporting, contrôle qualité).
- Assister le responsable dans la préparation des bilans mensuels ou des audits internes.
- Remplacer le responsable en cas d'absence ponctuelle sur certaines tâches opérationnelles.

Compétences requises :

Techniques :

Bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word) et des logiciels de gestion/facturation.

Connaissances de base en comptabilité clients.

Connaissance des règles de TVA et des obligations légales de facturation.

Organisationnelles :

Rigueur, sens du détail et fiabilité.

Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à respecter les délais.

Esprit d'analyse et sens de la confidentialité.

Relationnelles :

Bon relationnel client et interservices.

Esprit d'équipe et sens du service.

Communication claire et professionnelle.

Formation et expérience :

Bac +2 minimum (BTS Comptabilité et Gestion, DUT GEA, BTS Assistant de Gestion, etc.).

Expérience de 5 ans minimum en management et dans une fonction similaire (facturation, gestion administrative, comptabilité clients).