Chef du Pôle Élèves H/F - Ecole Nationale de la Magistrature

Activités du pôle élèves (6 agent.e.s dont la/le responsable)
Prise en charge des promotions des auditeurs de justice et stagiaires :
Exploitation des données saisies par les élèves admis aux concours ;
Conception et contrôle du fichier pivot permettant à la DSJ de créer les profils administratifs des ADJ ;
Création de dossiers numériques et classement des pièces dans ces dossiers ;
Correspondances avec les administrations et les employeurs des élèves entrants.
Gestion administrative et financière des ADJ et des stagiaires :
Gestion financière : préparation de la rémunération sur le SIRH Harmonie, y compris le régime indemnitaire.
Gestion administrative : suivi des arrêtés de détachement, état de service, démissions, exclusions, redoublements, notations, etc...
Gestion des correspondances (électroniques, téléphoniques, écrites) avec les auditeurs, la Chancellerie, la DRFIP, les SAR des cours d'appel ;
Gestion des cartes professionnelles : constitution du fichier de demande, commande auprès de l'imprimerie nationale, remise aux intéressés, gestion des duplicatas ;
Gestion des démissions et exclusions des auditeurs de justice et des magistrats stagiaires du concours professionnel (préparation des projets d'arrêté, élaboration des divers documents pour France travail, préparation des dossiers de demande de dispense de remboursement des frais de scolarité pour le conseil d'administration).-

Pilotage et animation du pôle composé de 5 agent(e)s en lien avec l'adjointe au chef du service des ressources humaines

Planification de l'activité du service;

Préparation de l'accueil des différentes promotionsavec les différents services de l'administration centrale et de l'établissement (service de la scolarité, service des stages, service informatique et de l'audiovisuel);

Organisation de la charge de travail des gestionnaires;

Conception et alimentation des tableaux de suivi de l'activité du service;

Conception et mise à jour des modes opératoiresdu service ;

Veille législative et réglementaire;

Participation aux différents projets concernant l'évolution des missions et de l'organisation de l'activité du pôle.

Contribution aux projets de service notamment l'amélioration des échanges avec les élèves (informations d'accueil, mise en place d'un outil de gestion des sollicitations individuelles ...);

Echanges réguliers avec les délégués de promotion ...

Contrôle interne comptable (côté ordonnateur) :

Vérification approfondie a priori et a posteriori de la majorité des opérations de paye ;

Conception et mise à jour de tableaux de suivi (demi-traitement, démissions, exclusions, effectifs des ADJ et magistrats stagiaires);

Interlocuteur privilégié du Service administratif régional de la cour d'appel de Bordeaux et de la DRFIP du Doubs;

Gestion des ordres de reversement et titres de recette (validation d'un tableau établi par le SAR puis envoi du titre de perception à la DRFIP pour le 210).

Référent technique auprès de la Direction de l'établissement concernant les situations individuelles nécessitant une expertise juridique spécifique (démissions, recours ...)

Connaissances:

- Réglementation de la paie
- Statuts des élèves de l'ENM
- Environnement professionnel
- SIRH Harmonie
- Excel

Savoir-faire:

- ­Management de l'activité d'un service
Capacité à appliquer les procédures et les réglementations
Capacité d'analyse et de contrôle
Capacité d'autonomie et d'organisation
Capacité à travailler en équipe
Capacité à gérer les pics d'activité
Capacité à rendre compte
Qualités rédactionnelles

Savoir-être:

- ­Discrétion professionnelle
- Sans de l'écoute
- Sens du service
- Sens de la rigueur