Assistante de Direction - Direction Générale H/F - AP-HP

MétierAssistanat secrétariat - secrétariatType de contratTitulaire ou CDIPrésentation du service
Secrétariat

LIAISONS HIERARCHIQUES ET FONCTIONNELLES APHP. CENTRE-UNIVERSITE PARIS CITE

- Directrice de l'HEGP

- Adjointe à la directrice de l'HEGP

- Directrices des opérations HEGP

FONCTIONNELLES

- Assistante de la directrice de l'HEGP

- Ensemble des directions fonctionnelles du groupe hospitalier

- Communauté médicale

- La Direction générale, le secrétariat général de l'APHP et les Directions du Siège de l'APHP

- Les Directions des autres groupes hospitaliers

- Les partenaires extérieurs : élus, organismes de tutelle, autres établissements de santé, les usagers du service public

Vos missions
ACTIVITES

L'assistante de direction recrutée sera en charge du secrétariat de l'adjointe à la directrice sous le tutorat de l'assistante de direction de la directrice d'HEGP.

Missions générales :

- Assurer le secrétariat de l'adjointe à la directrice de l'HEGP, et des deux directrices des opérations de l'HEGP

- Assurer des missions d'appui à la gouvernance des blocs opératoires en lien avec la directrice des opérations en charge des blocs

- Assurer la gestion de l'hôtel hospitalier en lien avec l'adjointe à la directrice

Missions permanentes :

- Prise de rendez-vous et gestion des agendas

- Préparation des documents relatifs à l'agenda

- Organisation de réunions et des instances

- Réservation des salles de réunion et préparation de ces salles

- Gestion des gardes administratives : gestion du planning ADG2 et diffusion,

- Gestion des congés de l'adjointe à la directrice et des DOP

- Aide aux tâches administratives et logistiques des Directrices des opérations (commande de consommables pour les services, lien avec l'informatique en cas de soucis ...)

- Gestion des arrivées et des départs au sein de ces directions

- Gestion du courrier et des fax

- Commandes et gestion des fournitures et autres prestations

Missions partagées avec l'assistante de la direction :

- Accueil téléphonique et physique

- Réservation de salles de réunion relevant de la direction et installation

- Demandes SMAX et SAPHIR

- Assurer l'intérim de l'assistante de direction pendant son absence

Les missions pourront évoluer en fonction de l'actualité et de la charge de travail des deux assistantes de direction.

Profil recherché
SAVOIR FAIRE REQUIS

Connaissances particulières :
- Maîtrise de l'outil informatique
- Connaissance de l'outil internet et intranet

Qualités professionnelles :
- Sens de la hiérarchie, savoir se positionner vis à vis de ses interlocuteurs
- Esprit d'équipe
- Sens des responsabilités
- Sens de l'organisation, rigueur et méthode
- Discrétion et écoute
- Capacité à gérer les priorités
Schéma horaireJourTemps de travail7h30TélétravailNon
Description de l'hôpitalSitué à Paris (15ème arrondissement), l'Hôpital européen Georges-Pompidou est reconnu pour son expertise des pathologies de l'adulte notamment dans les domaines cardiovasculaire et rénal, du cancer et des urgences. Il est doté de plateaux techniques complets et performants d'imagerie, de radiologie interventionnelle et de biologie et bénéficie d'une infrastructure moderne.Référence de l'offre2025-18786