Adjoint au Chef de Cabinet Depafi H/F - Direction de l'évaluation, de la performance, de l'achat, des finances et de l'immobilier

Groupe RIFSEEP: 1

Central dans l'organisation de la direction de l'évaluation de la performance, de l'achat, des finances et de l'immobilier (DEPAFI) qui compte 640 agents, le cabinet du directeur a vocation à jouer un rôle transversal, d'animation, de coordination et de sécurisation au sein d'une direction composée de deux services, sept sous-directions et deux directions projets, répartis sur trois sites parisiens et une implantation à Metz.

Le cabinet se compose du secrétariat de direction (2 agents), de la section communication (3 agents), du responsable sécurité des systèmes d'information de la direction, d'un archiviste et de deux chauffeurs. Le chef de cabinet est assisté d'un adjoint(e).

Sous la responsabilité directe du chef de cabinet, l'adjoint(e) contribue à garantir la fluidité des échanges, la qualité des productions et la coordination des activités au sein de la direction, tout en participant activement aux projets transverses. Il/elle anticipe les besoins de la direction, identifie les priorités et participe à l'amélioration des pratiques et processus afin de renforcer la fluidité et la réactivité de la DEPAFI.

En appui du chef de cabinet, son adjoint(e) participe à:
- Filtrer, prioriser et relayer les demandes, en veillant à la cohérence et à la qualité des informations circulant dans la direction,
- Coordonner la production des services pour les dossiers du directeur,
- Préparer et suivre la comitologie interne et externe (CODIR, instances ministérielles) : ordres du jour, comptes rendus, suivi des décisions,
- Préparer les réunions et événements internes et externes, en s'assurant que toutes les informations nécessaires sont disponibles,
- Suivre la mise en oeuvre des actions décidées et relayer les informations auprès des parties prenantes concernées,
- Superviser et assurer la continuité du secrétariat de direction : gestion du courrier, appels téléphoniques, permanences, etc.,
- Piloter les activités de la section communication, du RSSI et de l'archiviste,
- Favoriser la cohésion et l'esprit d'équipe au sein du cabinet,
- Déployer des outils de suivi et de pilotage pertinents pour faciliter la prise de décision.

En outre, en appui du chef de cabinet, il est chargé du suivi d'un ensemble de chantiers transversaux à la direction, notamment :
- la coordination de la contribution de la DEPAFI aux enjeux liés à la prospective au sein du ministère ;
- la mise en oeuvre du plan de sobriété au sein de la DEPAFI, en lien avec le SAILMI, la mission développement durable et la sous-direction des affaires immobilières ;
- la coordination de sujets transversaux à la direction (la feuille de route service au client, innovation, etc.) ;
- la création des documents de synthèse ministérielle, en particulier les chiffres clés du ministère ;
- la conduite de la réflexion visant à la constitution de communauté financière, immobilière.

Profil recherché:
- Sens de l'organisation, rigueur et esprit de synthèse
- Excellentes qualités relationnelles
- Capacité à orchestrer des projets transversaux
- Aptitude à fédérer des équipes
- Maîtrise des outils de suivi et de pilotage, et appétence pour l'innovation organisationnelle
- Capacité à anticiper les enjeux
- Discrétion, sens du service public et engagement professionnel

Votre environnement professionnel:

· Activités du service
Rattachée au secrétariat général, la DEPAFI exerce tout à la fois des fonctions de direction des affaires financières, de direction immobilière, mais aussi de direction des achats et de la logistique, pour le compte du ministère de l'Intérieur.

· Composition et effectifs du service
La DEPAFI est composée d'environ 640 agents.

· Liaisons hiérarchiques
Le chef de cabinet.

· Liaisons fonctionnelles
L'adjoint(e) au chef de cabinet, en lien direct avec le chef de cabinet, ainsi que le directeur et son adjoint, a vocation à travailler au sein de l'équipe de direction, en lien étroit avec les chefs de service, les directeurs de projets ainsi que sous-directeurs et les directions avec lesquelles la DEPAFI entretient des relations en termes de missions.

Vos compétences principales mises en oeuvre (listes déroulantes)
Connaissances techniques
Avoir des compétences budgétaires et comptables
niveau pratique
à aquérir
Avoir des compétences en informatique - bureautique
niveau maîtrise
requis
Connaître l'environnement professionnel
niveau maîtrise
à aquérir
Savoir-faire
Savoir travailler en équipe
niveau maîtrise
requis
Savoir analyser
niveau maîtrise
requis
Savoir rédiger
niveau maîtrise
requis
Savoir-être
avoir le sens des relations humaines
niveau maîtrise
requis
savoir s'adapter
niveau maîtrise
à aquérir
savoir communiquer
niveau pratique
requis
Vos perspectives:
Evoluer sur des postes de pilotage et de coordination de l'ensemble des champs d'intervention de la direction, tant en administration centrale, qu'en service déconcentré. Cadre idéal d'évolution vers des responsabilités supérieures.

Durée attendue sur le poste: 3 ans