Assistant Partagé - Vaucresson H/F - Communes

Rattachement au directeur du pôle aménagement et attractivité et au directeur des services à la population

Pour le pôle aménagement et attractivité :

Constituer un appui administratif aux services constituant le pôle :
- Par la création d'un référentiel de documents transversaux ;
- Par la production / centralisation d'actes administratifs: CU, ANRNR, DAACT, DCM ;
- Par l'organisation logistique de réunions et rendez-vous (conformité, CUA, revues de projet, réunions ABF, copils et cotechs) ;
Opérer le suivi quotidien des questions d'habitat et de foncier :
- Gestion locative des locaux acquis par la commune ;
- Appui à la constitution et à l'alimentation de bases de données (acquisitions, taux de logements sociaux, volumes financiers, référentiel d'estimations par les Domaines, base DIA...) ;
Assurer la comptabilité du pôle :
- Suivi comptable courant ;
Garantir le suivi opérationnel des échéances des activités du pôle, par une vision centralisée des dossiers pour suivi, rappels, partage et communication

Pour le pôle services à la population :

Organiser les réunions, les rendez-vous de la responsable de pôle et les commissions du pôle et préparer les dossiers afférents ;
Assurer le suivi du courrier en lien avec la responsable du secrétariat général ;
Rédiger les comptes-rendus ; 4h
Élaborer et renseigner les tableaux de suivi des activités du pôle en vue d'établir un bilan annuel ;
Assurer un suivi RH sur les congés et les besoins de formations des chefs de service ;
Soutien administratif ponctuel à certains services du pôle ;
Réorganisation des dossiers numériques et tenue des dossiers/serveurs selon un cadre défini .

Missions secondaires :
Remplacer la responsable du secrétariat général durant les périodes de vacances : courrier arrivée/départ, consulter et gérer les différentes boîtes mails
Ponctuellement, assurer une logistique administrative aux différents services

- Connaissance de l'environnement et du fonctionnement des collectivités dans toutes ses composantes
- Connaissances des procédures administratives
- Capacité à anticiper / Force de proposition
- Capacité d'analyse et de synthèse
- Capacités rédactionnelles
- Maitrise des outils bureautiques (suite office et logiciels métiers)