Responsable Adjoint du Service Citoyennete Population - Villeneuve·le-Roi H/F - Communes

FINALITE DU POSTE

Sous la responsabilité de la responsable du service citoyenneté, population, l'adjoint est chargé de coordonner les agents du guichet unique et de l'état civil pendant les périodes de congés de la responsable. Il assure des missions d'état civil et de gestion des élections. Il est également garant de la qualité de l'accueil dans le cadre de la certification "Qualivilles".

MISSIONS ET ACTIVITES

Management de l'équipe et participation aux projets transversaux :
- Travailler en transversalité avec l'ensemble des services de la ville et le service communication en particulier
- Assurer le management de l'équipe pendant les congés de la responsable de service
- Contrôler le travail des agents de l'état civil

Instruction et constitution des actes d'état civil :
- Mettre à jour les registres d'état civil
- Traitement des demandes d'actes par diverses administrations
- Suivre les dossiers sur le principe de la poly compétence (déclarations de naissances, de décès, reconnaissances, mariage, attestations d'accueil, légalisation de signature, certificats divers)
- Réaliser les rectifications pour erreur matérielle
- Traiter et enregistrer les attestations d'accueil,
- Vérifier et constituer les dossiers de demande de mariage, participer à la célébration avec les Élus
- Gérer le recensement militaire : information des jeunes, établissement du dossier, établissement des listes du recensement par période
- Gestion et enregistrement des PACS
- Réaliser les changements de noms et prénoms
- Gestion les demandes de débits de boisson.

En lien avec la responsable, assurer la gestion des élections :
- Tenir les commissions de révision de la liste électorale (au moins une fois dans l'année)
- Mettre à jour de façon permanente la liste électorale (gestion des inscriptions, radiations)
- Préparer et organiser les élections en liaison directe avec la Direction Générale et la Préfecture
- Contrôler la rédaction des procès-verbaux des bureaux de vote
- Suivre le résultat des élections

En lien avec la responsable, superviser la gestion des cimetières :
- Planifier les inhumations en lien avec les gardiens des deux cimetières
- Organiser la reprise des concessions funéraires

En lien avec la responsable, pilotage, évaluation et amélioration de la démarche "Qualivilles" :
- Réaliser les diagnostics qualité et faire le bilan des processus
- Définir, mettre en place et suivre le plan d'actions d'amélioration
- Suivre les tableaux de bord qualité avec les indicateurs
- Assurer la gestion documentaire liée aux dispositifs qualité

Permanence 1 samedi matin sur 3 entre 9h et 12h

Connaissances théoriques
- Code général des collectivités territoriales
Compétences techniques ou méthodologiques
- Maîtrise de l'outil informatique
- Procédures de contrôle des actes
- Maîtrise des procédures administratives
- Démarche qualité

Aptitudes et comportements relationnels requis pour le poste
- Rigueur et organisation
- Autonomie et discrétion
- Sens des responsabilités et des initiatives
- Capacités managériales