Secretaire Scolaire Etablissement d'Enseignement H/F - Association Immaculee Conception

Etablissement scolaire sous contrat avec l'état. Collège, LEGT, BTS, LP avec 100 enseignants et 1100 élèves.Définition : réaliser le secrétariat scolaire, le suivi des dossiers et rendez-vous d'inscription des adjoints pédagogiques. Organiser pour le Chef d'établissement le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques.

Positionnement du poste
- Liaisons hiérarchiques : le Chef d'établissement et la Secrétaire de direction
- Liaisons fonctionnelles : adjoints pédagogiques, comptabilité, vie scolaire, enseignants, AESH, familles, élèves, inspection d'académie, direction diocésaine de l'enseignement Catholique.
- Gestion des dossiers : d'inscription, pré-inscription, bourse, orientation,
- Gestion scolaire des listes de classe, options et des options

Activités principales
- Accueil physique et téléphonique des familles, élèves, visiteurs externes et livreurs
- Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques
- Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage)
- Prises de rendez-vous des inscriptions, tenue de l'agenda des adjoints pédagogiques
- Traitement et mise en forme de documents, notes, courriers, décisions, procès-verbaux, arrêtés
- Prise de notes et rédaction de compte-rendu
- Préparation et suivi des dossiers : préinscriptions, inscriptions, réinscriptions
- Reproduction et numérisation de documents, création de documents
- Classement et archivage numérique des documents : courriers, notes, compte-rendu, décisions
- Diffusion des informations sur Ecole Directe
- Gestion élèves et familles : dossier bourse, dossier orientation, transports AESH,
- Assistance pédagogique pour les événements annuels (examens, stages, oraux,)

Savoir-faire requis
- Utilise des outils informatiques : logiciels Word, Excel, Charlemagne, SIECLE, ARENA
- Capacité confirmée à la communication (écoute, disponibilité, relationnel, sens du contact, écrit), capacité à travailler en équipe et en partenariat.
- Accueillir, filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques ainsi que les personnes
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel (RGPD)
- Renseigner les interlocuteurs
- S'exprimer aisément vis-à-vis d'interlocuteurs divers et variés
- Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, des rendez-vous
- Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courriers, notes, dossier.)
- Organiser et prioriser les activités du secrétariat
- Autonomie dans l'organisation du travail.
- Capacité à rendre compte et à expliquer.
- Discrétion et confidentialité quant aux situations repérées.
Relations professionnelles les plus fréquentes
- Les Chefs d'établissement, les Responsables des services
- Partenaires : Rectorat, DDEC, établissements d'enseignement public ou privé,
- Partenaires sociaux (référent de scolarité, médecin scolaire, SESSAD, ASEI, .)
- Le personnel de l'établissement pour l'accueil et la transmission d'informations
- Les parents, les professeurs, les élèves, les adjoints

Expérience et connaissances souhaitées :
- Bureautique
- Techniques de secrétariat
- Techniques d'accueil physique et téléphonique
- Connaissance générale de la gestion et organisation d'un établissement d'enseignement Catholique
- Connaissance des lois et décrets des instances
- Classement et archivage
- Communication / relations professionnelles

Poste à temps complet 35h/sem
Répartition du travail :
semaine haute sur temps scolaire 40h/sem
Semaine basse 30h/sem chaque première semaine des vacances scolaires
Semaine de conge ou RTT chaque deuxième semaine des vacances scolaires (toutes les 7 semaines)

Contrat à durée déterminé de remplacement (congé maladie).
Rémunération selon convention collective CCEPNL

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Accueillir, orienter, renseigner un public,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement secondaire général

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).